Офис-менеджер/Специалист по документообороту

О компании и команде

Мы — «ИННОВАЦИОННЫЕ ФИНАНСОВЫЕ ТЕХНОЛОГИИ». И для нас не бывает «просто сотрудников». Каждый человек в нашей команде — это личность со своим опытом, стилем и суперсилой. Мы именно так и работаем: уважая уникальность каждого.
Сейчас мы ищем Офис-менеджера / Специалиста по документообороту — человека, который поможет нам стать ещё организованнее и эффективнее. Нам нужен не просто сотрудник на ресепшн, а человек, который возьмет на себя все операционные и бытовые вопросы. Руководитель должен заниматься стратегией, а не поиском пропавшей канцелярии или забытой курьерской заявки

Если вы чувствуете, что нам по пути — откликайтесь. Будем рады!

Чем предстоит заниматься

1. Администрирование жизни офиса:

• Поддержание безупречного порядка и чистоты во всех зонах (контроль работы клининга, взаимодействие с администрацией БЦ «Верейская Плаза»).
• Организация ремонта мебели и обслуживания офисной техники (принтеры, МФУ).
• Управление запасами: своевременный заказ канцелярии, воды, хозяйственных товаров и расходных материалов.
• Координация курьерских служб (отправка и прием грузов и документов) и поставщиков услуг.
• Взаимодействие с интернет провайдерами и телефонией.

2. Документооборот и базы данных:

• Полный цикл работы с документами: сканирование, оформление, архивация, регистрация входящей и исходящей корреспонденции (в том числе в системе ЭДО Контур).
• Ведение реестра договоров: учет подписанных экземпляров, внесение карточек договоров в электронную базу, контроль обмена оригиналами с контрагентами.
• Подготовка коммерческих предложений, писем, закрывающих документов (под контролем руководителя).

3. Поддержка руководителя:

• Организация встреч и переговоров: подготовка материалов, чай и кофе для гостей компании.
• Выполнение личных поручений и текущих задач — от поиска информации до решения несложных бытовых вопросов.

Наши ожидания

• Навыки работы с программами: Уверенное владение ПК. Знание MS Office на практике: Excel (сведение таблиц), Word (оформление документов, работа со стилями и редактором). Умение обращаться с оргтехникой.
• Коммуникация: Грамотная устная и письменная речь. Это визитная карточка компании, и мы уделяем этому особое внимание.
• Личные качества: Ответственность, дисциплинированность, стрессоустойчивость. Универсальность (готовность качественно выполнять широкий круг дел), адаптивность (способность работать в меняющихся условиях деловой среды), организаторские способности и проактивность — вы видите, что нужно сделать, и делаете это без дополнительного напоминания.
• Опыт: Опыт работы от 1 года.

Почему стоит выбрать нас

• Оформление: По Трудовому кодексу РФ.
• График: Классическая пятидневка (5/2), с 9:00 до 18:00. Рабочий день начинается в комфортное время, систематических переработок нет.
• Место работы: Современный бизнес-центр «Верейская Плаза» (метро Давыдково / Аминьевская).
• Коллектив: Демократичная корпоративная культура. Руководитель ценит порядок и не отвлекает по незначительным поводам, предоставляя самостоятельно выстраивать свои рабочие процессы в рамках поставленных задач.