Ассистент руководителя / Офис-менеджер

Компания в сфере поставки промышленного оборудования ищет аккуратного и системного сотрудника на позицию ассистента руководителя / офис-менеджера.

Нам нужен человек, который возьмет на себя административную поддержку генерального директора и поможет поддерживать порядок в офисе, документах, отправлениях, счетах и хозяйственных вопросах.

Обязанности:

• Административная поддержка генерального директора.
• Ведение календаря руководителя, напоминания по встречам, задачам и поручениям.
• Организация встреч, звонков, переговоров и совещаний.
• Подготовка документов, писем и материалов по поручению руководителя.
• Контроль отдельных поручений генерального директора.
• Организация командировок: билеты, гостиницы, маршруты, сопутствующие вопросы.
• Выполнение отдельных рабочих, административных и личных поручений генерального директора.
• Подготовка переговорной, встреча гостей, чай/кофе.
• Помощь в организации корпоративных мероприятий и участия компании в выставках.
• Административное обеспечение офиса: канцтовары, хозтовары, вода, чай/кофе, бумага, расходники.
• Работа с поставщиками офисных товаров и услуг.
• Контроль счетов по офисным и хозяйственным расходам.
• Заведение счетов на оплату в 1С по хозяйственной деятельности офиса.
• Работа с общим электронным ящиком компании.
• Прием и распределение входящих звонков, писем и обращений.
• Дооформление и отправка исходящих писем и документов.
• Ведение реестров входящих/исходящих писем, почтовых отправлений и приказов.
• Работа с Почтой РФ, СДЭК и курьерскими службами.
• Учет почтовых марок.
• Сканирование, копирование, подшивка и хранение документов.
• Поддержание порядка в физическом архиве и электронных папках.
• Подготовка стандартных писем, доверенностей, административных приказов по шаблонам.
• Контроль актуальности стандартных пакетов документов компании.

• Опыт работы офис-менеджером, ассистентом руководителя или административным помощником.
• Уверенное владение Word, Excel, электронной почтой и офисными программами.
• Опыт работы с 1С на уровне заведения счетов на оплату.
• Грамотная устная и письменная речь.
• Аккуратность, исполнительность, внимательность к деталям.
• Коммуникабельность и доброжелательность.
• Умение доводить задачи до конца.
• Умение держать порядок в документах, отправлениях и поручениях.
• Английский язык на базовом уровне будет преимуществом.

Условия:

• Работа в офисе.
• График 5/2.
• Возможны редкие задержки по поручению руководителя или в период подготовки мероприятий.
• Официальное оформление.
• Подчинение генеральному директору.