Помощник генерального директора (ДО ПАО «НК «Роснефть»)

Основной фокус этой роли — организация и контроль системы делопроизводства и документооборота в Обществе, включая работу в корпоративной системе электронного документооборота. Вам предстоит стать связующим звеном между генеральным директором, внутренними подразделениями и внешними контрагентами в части документационных процессов.

В сфере делопроизводства и документооборота (ключевая зона ответственности):

• Полный цикл работы с документами: регистрация, учёт и контроль движения входящей и исходящей корреспонденции, служебных записок, приказов и иных документов. Вы будете обеспечивать прозрачность прохождения каждого документа.
• Распределение и контроль: передавать документы на рассмотрение генеральному директору, направлять их исполнителям, контролировать сроки исполнения поручений и информировать руководство о нарушениях.
• Электронный документооборот (КСЭД): консультировать сотрудников по работе в КСЭД, оформлять заявки на подключение и изменения, настраивать функционал (разрабатывать формы документов и маршруты согласования), взаимодействовать с технической поддержкой.
• Систематизация и хранение: формировать и вести электронную и бумажную базу документов (реестры, журналы учёта), организовывать архивное хранение в соответствии с номенклатурой дел.
• Развитие процессов: готовить предложения по реинжинирингу бизнес-процессов в области делопроизводства с учётом возможностей КСЭД, инициировать актуализацию локальных нормативных документов.
• Корпоративные стандарты: контролировать соблюдение фирменного стиля в документах, поддерживать в актуальном состоянии адресную книгу и справочник организации в КСЭД.

В сфере организации работы генерального директора:

• Координировать календарь, организовывать совещания, встречи и переговоры (напоминать участникам, готовить материалы, вести протоколы и доводить решения до исполнителей).
• Оформлять отпуска, командировки руководителя (заказывать билеты, трансфер, гостиницы), составлять авансовые отчёты.
• Принимать посетителей и организовывать визиты гостей.

В сфере административно-хозяйственных функций:

• Взаимодействовать с арендодателем по вопросам эксплуатации офисных помещений.
• Вести учёт и хранение товарно-материальных ценностей (приём, проверка сопроводительных документов, обеспечение сохранности, участие в инвентаризациях).
• Организовывать отправку почтовой и курьерской корреспонденции, контролировать работу офисного водителя.

В сфере взаимодействия с подразделениями и внешними организациями:

• Организовывать совместные совещания, сопровождать визиты на объекты Общества представителей контролирующих органов, фиксировать договорённости и мониторить их исполнение.

Обязательные требования:

• Высшее образование (документоведение, управление, экономика или техническое — приветствуется).
• Опыт работы в сфере делопроизводства и документооборота (желательно в крупных компаниях с разветвлённой структурой).
• Глубокое знание правил делопроизводства и архивного дела.
• Опыт работы в корпоративной системе электронного документооборота: регистрация, настройка маршрутов, консультирование пользователей.
• Уверенное владение MS Office (Word, Excel, Outlook).
• Развитая устная и письменная грамотность, умение составлять и оформлять документы в соответствии с корпоративными стандартами.
• Высокая ответственность, системность, внимательность к деталям, умение работать с большим объёмом информации.
• Способность сохранять конфиденциальность и соблюдать деловую этику.

Будет преимуществом:

• Опыт работы в системе ПАО «НК «Роснефть» или других дочерних обществах.
• Опыт разработки и актуализации локальных нормативных документов (инструкций, регламентов, положений).

• Знание требований в области ПБОТОС (промышленной, пожарной безопасности и охраны труда) в части документационного сопровождения

• место работы: Аэропорт Кольцово;
• премия по результатам работы (ежемесячная, годовая);
• корпоративная мобильная связь;
• программа санаторно-курортного оздоровления для работников и членов их семей;
• ДМС со стоматологией;
• действует система обучения и развития персонала;
• компенсация оплаты детского сада;
• материальная помощь и социальная поддержка;
• работа в одном из лучших предприятий отрасли авиатопливообеспечения в России;
• оформление по ТК РФ.