Делопроизводитель/Офис-менеджер

Алматы, проспект Жибек Жолы, 76

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

формирует и утверждает номенклатуру дел Товарищества;
ведет делопроизводство в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации;
координирует работы по ведению делопроизводства (оформлению, регистрации, прохождению, хранению и извлечению документации в соответствии со стандартами делопроизводства), организует документооборот офиса, ведет деловую переписку;
подготавливает командировочную документацию (заявки, бронирование билетов, гостиниц, отчет и т.д.) для руководства Товарищества;
организует встречу, прием, регистрацию и необходимое обслуживание визитеров, гостей, делегаций, клиентов, партнеров, прием визитных карточек, анализ их содержания, их хранение, материально-техническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и иных мероприятий;
организует деловые переговоры (планирует деловые встречи, управляет переговорами с соблюдением порядка этикета и протокола, организует документальное оформление переговоров);
осуществляет инвентаризацию хозяйства офиса;
организует обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса (анализирует и определяет потребности в материально-техническом обеспечении и обслуживании офиса, составляет планы на канцтовары, расходные материалы, проверяет наличие канцтоваров и расходных материалов, анализирует предложения, структуру цен, системы скидок, обеспечивает размещение заказа у поставщиков, заключает договоры);
осуществляет контроль за трудовой дисциплиной работников офиса (составляет распорядок работы офиса, контролирует его соблюдение, ведет учет нарушений, анализирует причины нарушений и принимает меры по недопущению нарушений распорядка работы офиса и трудовой дисциплины);
оказывает работникам офиса помощь в разрешении возникающих в ходе работы проблем, принимает меры по предупреждению конфликтных ситуаций;
контролирует исполнение приказов и распоряжений руководства.

Требования:

высшее (или послевузовское) образование по соответствующему направлению подготовки кадров, дополнительную подготовку (курсы, классы) по направлению «Офис-менеджер», опыт административной работы и стаж работы по специальности не менее 1 года;
знания и навыки работы с персональным компьютером и оргтехникой на уровне уверенного пользователя;
должен обладать коммуникабельностью и терпеливостью, должен быть энергичен и позитивно настроен на выполнение своих функциональных обязанностей.

Условия: