Офис-менеджер

Мы ищем внимательного и организованного офис-менеджера, который поможет поддерживать порядок в документах, офисных процессах и ежедневной административной работе.
Будет здорово, если вы внимательны к деталям, умеете поддерживать порядок в задачах и документах, быстро переключаться между задачами и создавать вокруг себя ощущение порядка и надёжности, спокойно общаетесь с разными людьми и готовы учиться новому. Опыт работы с 1С приветствуется, но если вы быстро обучаетесь — мы поможем разобраться.

Обязанности:

Документооборот

• Вести учёт контрагентов, договоров и спецификаций в 1С: создавать и актуализировать карточки контрагентов, регистрировать договоры и сопутствующие документы.
• Работать с входящей и исходящей документацией: регистрировать, передавать на подписание, отслеживать возврат и вносить подписанные документы в систему.
• Помогать сотрудникам с подготовкой и сбором необходимых документов по внутренним запросам.
• Поддерживать порядок в электронном и бумажном документообороте.

Почта и курьерская корреспонденция

• Готовить письма и документы к отправке через Почту России.
• Взаимодействовать с курьерскими службами: оформлять заявки, готовить сопроводительные документы, контролировать доставку.
• Следить за корпоративными почтовыми ящиками, получать и распределять входящую корреспонденцию.
• Отправлять электронные письма и рассылки по рабочим запросам.

Административная поддержка офиса

• Встречать гостей, клиентов и партнёров компании, помогать им сориентироваться в офисе.
• Поддерживать комфортную и аккуратную рабочую атмосферу в офисе.
• Координировать работу обслуживающего персонала, включая клининговую службу.
• Следить за наличием канцелярии, питьевой воды, хозяйственных товаров и других необходимых расходных материалов.
• Взаимодействовать с подрядчиками и сервисными службами по текущим офисным вопросам.
• Выполнять административные поручения, связанные с повседневной работой офиса.

Требования:

• Образование — высшее или среднее специальное; профильные курсы по офис-менеджменту, делопроизводству или документообороту будут преимуществом.
• Опыт работы в административной сфере, офисной поддержке, документообороте или продажах будет плюсом.
• Уверенное владение офисной техникой и базовыми офисными программами.
• Навыки работы с Microsoft Office: Word, Excel, Outlook; опыт работы в 1С:8 будет преимуществом.
• Грамотная устная и письменная речь, умение составлять деловые письма и аккуратно работать с документами.
• Внимательность, ответственность, организованность и готовность разбираться в новых задачах.
• Доброжелательность, коммуникабельность и умение взаимодействовать с коллегами, гостями и партнёрами компании.
• Желание учиться, развиваться и быть полезной частью команды.

Условия:

Амбициозная креативная компания (более 25лет на ИТ-рынке)

• График работы: 5/2, понедельник — пятница, на выбор с 8:30 до 17:00 или с 10:00 до 18:30.
• Официальное оформление по Трудовому кодексу РФ.
• Испытательный срок и уровень оклада обсуждаются с непосредственным руководителем на собеседовании.
• Поддержка со стороны руководителя и команды на этапе адаптации.
• Работа в стабильной компании с понятными процессами и дружелюбной офисной атмосферой.
• Офис в Реутове ( от станции Реутов - 3 мин пешком, от м. Новогиреево - 10 мин на маршрутке, от м. Новокосино - 15 мин пешком).
• Оборудованные для отдыха и досуга зоны, развлекательные мероприятия для сотрудников.

Мы рассматриваем позицию офис-менеджера не только как административную роль, но и как возможность для старта и дальнейшего роста внутри компании. У нас сотрудники с этой позиции успешно переходят в разные направления — от документооборота и бухгалтелтерии до финансов, закупок, координации проектов и других подразделений.