Специалист по операционной поддержке офиса (FinTech)/Office Operations Specialist (Fintech)

В fintech-компанию мы ищем сильного специалиста в административно-хозяйственное направление, который возьмет на себя ответственность за офисную инфраструктуру и поможет выстроить прозрачные, устойчивые и системные процессы поддержки бизнеса.

Это роль для человека, который умеет держать под контролем большое количество процессов одновременно, быстро реагирует на изменения и обеспечивает стабильную работу офиса без постоянных эскалаций к топ-менеджменту.

Что будет в зоне ответственности:
— Полное административно-хозяйственное обеспечение офиса (150+ сотрудников)
— Контроль офисной инфраструктуры: рабочие места, оборудование, комфорт, порядок
— Ведение и контроль договоров с поставщиками (аренда, клининг, охрана, связь, курьеры и др.)
— Организация закупок: мебель, техника, канцелярия, расходные материалы
— Планирование и контроль АХО-бюджета, отчетность перед CFO
— Организация транспортной и курьерской логистики
— Координация ремонтов, переездов и подрядчиков
— Поддержка пропускного режима и СКУД совместно с IT
— Организация корпоративных мероприятий с административной стороны
— Выстраивание прозрачных процессов, регламентов и системы контроля

Что для нас важно:
— Опыт работы в АХО / Office Operations / Administrative Operations в компании от 100+ человек
— Самостоятельное ведение договоров и взаимодействия с подрядчиками
— Опыт управления бюджетом и контроля затрат
— Умение выстраивать процессы, а не работать только в режиме “реакции”
— Высокая системность, зрелость и ответственность
— Умение видеть проблему до того, как она станет критичной для бизнеса
— Готовность самостоятельно принимать решения и доводить задачи до результата

Основные задачи на ближайший период:
— Провести аудит действующих АХО-договоров и пересмотреть неэффективные условия
— Выстроить прозрачный процесс закупок и контроля расходов
— Сформировать и согласовать годовой АХО-бюджет
— Привести в порядок процессы СКУД и офисных доступов совместно с IT
— Организовать понятную систему обработки запросов от сотрудников
— Создать реестр поставщиков и систему оценки качества работы подрядчиков

Формат работы:
— Офисный формат
— Высокий уровень самостоятельности и ответственности
— Динамичная среда и быстрый темп работы