Офис-менеджер

Приглашаем к себе в команду профессионально грамотного, энергичного и ответственного специалиста на должность офис-менеджера

Мы, компания с опытом более 20 лет по комплексному оснащению учебных заведений и административных зданий мебелью и оборудованием на всей территории Российской Федерации.

Что ждём от вас:

- Образование – высшее профессиональное;

- Опыт работы в аналогичной должности от 3-х лет;

- Навык работы с первыми лицами компании, ведения делопроизводства, делового общения;

- Отличное знание офисной техники и программ Microsoft Office (Word, Excel и др.);

- Грамотную письменную и устную речь;

- Владение иностранным (английским) языком;

- Организованность, ответственность, внимательность к деталям;

- Способность работать с большим объёмом информации, расставлять приоритеты в режиме работы многозадачности;

- Позитивный настрой и энергичность.

Чем предстоит заниматься:

- Подготавливать документы и материалы, необходимые для эффективной работы руководителя и офиса;

- Выполнять подготовку совещаний, проводимых генеральным директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестки дня), вести и оформлять протоколы совещаний;

- Принимать поступающую на рассмотрение генерального директора корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;

- Организовывать проведение телефонных переговоров генерального директора, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание;

- Вести учет входящей и исходящей документации;

- Осуществлять отправку и получение почты в отделении связи;

- Распределять входящие звонки между работниками офиса;

- Составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем;

- Подготавливать необходимые материалы и документы для оформления заграничных виз работников;

- Осуществлять заказ билетов, бронирование гостиниц, регистрацию на рейс работников, отправляющихся в командировки;

- Заказывать автотранспорт, контролировать: исполнение условий заказа, оплату, прибытие автотранспорта на место на место разгрузки;

- Осуществлять контроль за исполнением работниками изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений генерального директора, взятых на контроль;

- Обеспечивать генерального директора и работников офиса необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями;

- Печатать по указанию генерального директора служебные материалы, необходимые для его работы;

- Организовывать прием посетителей и оформлять пропуска для прохода на территорию БЦ;

- Выполнять отдельные служебные поручения генерального директора и руководителей подразделений.

Условия работы:

Мы предлагаем:

- Оформление согласно ТК РФ;

- Фиксированный оклад, премии по итогам работы;

- Комфортный офис класса «В+» в БЦ «Барклай Плаза», 10 мин. ходьбы от м. Парк Победы, Багратионовская;

- Пятидневная рабочая неделя;

- График работы с 9.00 до 18.00, пятница до 17.00;

- Возможность финансового и карьерного роста;

- Поддержку и участие в рабочем процессе.