Администратор офиса - секретарь

Обязанности:

• Осуществлять административную поддержку руководства компании.
• Помогать офису функционировать: заказать канцелярию, отправить корреспонденцию, получить документы у курьера, встретить клиентов, контролировать расходы на офис
• Готовить и отправлять почту (Почтовое отделение в 5 минутах ходьбы от офиса).
• Взаимодействовать с поставщиками, арендодателем др.: позвать, когда что-то нужно сделать, проследить, что все сделано как надо.
• Встречать гостей, чай/кофе, обеспечивать пропускной режим.
• Вести Протоколы собраний. Готовить отчеты о деятельности компаний на основании сформированных Протоколов.
• Вести документооборот клиенты/поставщики (подписание договоров с клиентами/поставщиками, закрывающие акты, внесение данных в реестры, подготовка и ведение бумажных папок для архива).
• Искать контрагентов для закрытия задач компании.
• Вести документооборот партнеры/сотрудники (подписание договоров/поручений с партнерами/сотрудниками, закрывающие акты, внесение данных в реестры, подготовка и ведение бумажных папок для архива).
• Вести документооборот (сканирование документов, размещение их на сервере, отправлять по электронной почте и т.д.).
• Взаимодействовать с Главным бухгалтером (отправлять сканы подписанных документов и т.д.).
• Заботиться о перемещениях коллег: бронировать билеты, отели, трансферы для командировок, помогать с тревел-политикой и делать так, чтобы поездки были комфортными.
• Сопровождать руководителя в поездках и на деловых мероприятиях (по необходимости).
• Участвовать в жизни компании: организовывать корпоративные мероприятия (конференции, праздники), делать так, чтобы всё прошло гладко и комфортно.
• Выполнять персональные поручения непосредственного руководителя и руководителей компании.
• А также:

Информационные рассылки для сотрудников офиса.

Деловая переписка.

Подготовка поздравлений и заказ букетов сотрудников офиса.

Предоставление необходимой отчетности.

Требования:

• Опыт работы ассистентом/помощником руководителя будет плюсом.
• Свободное владение инструментами ИИ (DeepSeek, ChatGPT и др.)
• Умение быстро искать и анализировать информацию.
• Навыки организации мероприятий и поиска локаций.
• Грамотная устная и письменная речь.
• Гибкость, стрессоустойчивость, умение работать в динамичной среде.
• Ответственность, самостоятельность, внимательность к деталям.
• Готовность брать на себя новые задачи и быстро учиться.
• Желание развиваться в этой сфере, вовлеченность в процессы.

Условия:

• Оформление в соответствии с ТК РФ.
• График работы 5/2.
• Стабильная зарплата 2 раза в месяц.
• Удобное расположение офиса (5 минут от метро Достоевская).
• Уровень заработной платы обсуждается с успешным кандидатом.