Административный директор

Функционал Административного директора

1. Кадровый отдел

Координация:

• контроль за соблюдением трудового законодательства и внутренних регламентов;
• согласование кадровой политики с генеральным директором;
• утверждение графиков отпусков и штатного расписания;
• контроль за постановкой на учет и снятием с учета обособленных подразделений;
• координация процессов найма и увольнения ключевых сотрудников;
• мониторинг эффективности работы отдела.

Зоны ответственности:

• контроль и обеспечение укомплектованности штата в соответствии с потребностями компании;
• своевременная организация обучения и повышения квалификации персонала;
• внесение предложений по разработке и внедрению системы мотивации и KPI для сотрудников;
• разрешение конфликтных ситуаций в коллективе.

2. Делопроизводство

Координация:

• установление единых стандартов документооборота и контроль их соблюдения;
• контроль сроков исполнения документов;
• взаимодействие с другими отделами по вопросам оформления и согласования документов;
• автоматизация процессов делопроизводства.

Зоны ответственности:

• обеспечение сохранности и конфиденциальности документов;
• организация архивации и утилизации документов в соответствии с нормативами;
• ведение внутренней нормативной документации (приказы, распоряжения, регламенты).

3. Офис менеджер

Координация:

• постановка задач и контроль их выполнения;
• планирование бюджета на содержание офиса;
• согласование закупок канцелярских товаров, оргтехники и расходных материалов;
• взаимодействие по вопросам обслуживания офисного оборудования с IT отделом.

Зоны ответственности:

• контроль обеспечения бесперебойной работы офиса и офиса субарендатора (связь, интернет, коммунальные услуги);
• организация рабочих мест для новых сотрудников;
• контроль чистоты и порядка в офисных помещениях;
• решение текущих хозяйственных вопросов.

4. Маркетинг

Координация:

• согласование маркетингового бюджета и планов мероприятий;
• контроль подготовки и выпуска публикаций, статей, согласование с генеральным директором;
• контроль выполнения маркетинговых кампаний в рамках утвержденного бюджета;
• взаимодействие с маркетологами и дизайнерами по вопросам продвижения и брендинга;
• анализ эффективности маркетинговых активностей совместно с генеральным директором.

Зоны ответственности:

• обеспечение соответствия маркетинговых материалов корпоративному стилю и законодательству;
• участие в разработке стратегии продвижения компании;
• организация участия компании в выставках и конференциях;
• поддержка имиджа компании на внутреннем и внешнем уровнях.

5. Отдел продаж

Координация:

• сопровождение согласования коммерческих предложений и договоров с крупными клиентами;
• контроль соблюдения стандартов обслуживания клиентов;
• взаимодействие по вопросам логистики и доставки;
• содействие в решении спорных ситуаций с клиентами.

Зоны ответственности:

• оптимизация процессов взаимодействия между отделом продаж и другими подразделениями;
• содействие в обеспечении отдела продаж необходимыми ресурсами (материалы, ПО, обучение);
• мониторинг выполнения KPI отдела продаж;
• участие в разработке коммерческих стратегий и акций.

6. НИР, Патенты, Сколково, взаимодействие с НИИЛ (научно-исследовательской испытательной лабораторией)

Координация:

• согласование планов научно-исследовательских работ (НИР) с руководством;
• контроль оформления патентных заявок и взаимодействия с Роспатентом;
• сопровождение проекта в Сколково (оформление отчетности, соблюдение требований, контроль предоставляемых документов);
• организация взаимодействия с испытательными лабораториями (заключение договоров, контроль сроков испытаний).

Зоны ответственности:

• обеспечение соблюдения сроков и бюджетов НИР;
• защита интеллектуальной собственности компании;
• получение разрешительной документации и сертификатов;
• участие во внедрении результатов НИР в производственные процессы.

7. Юридический отдел

Координация:

• согласование проектов договоров и внутренних документов;
• контроль юридической чистоты сделок и операций;
• взаимодействие по вопросам регистрации изменений в учредительных документах;
• организация сопровождения судебных процессов.

Зоны ответственности:

• минимизация юридических рисков компании;
• обеспечение соответствия деятельности компании законодательству РФ;
• ведение претензионно-исковой работы;
• консультирование других отделов по правовым вопросам.

8. Отдел внутреннего контроля и аудита

Координация:

• согласование плана внутренних аудитов и контрольных мероприятий на год с утверждением у генерального директора;
• контроль сроков проведения плановых и внеплановых проверок;
• координация совместных проверок с другими подразделениями (финансовым, юридическим отделами и т. д.);
• обеспечение взаимодействия с внешними аудиторами и контролирующими органами при проведении комплексных проверок;
• согласование методик и стандартов внутреннего контроля, применяемых в компании;
• мониторинг устранения выявленных в ходе проверок нарушений и недостатков.

Зоны ответственности:

• организация и обеспечение функционирования системы внутреннего контроля в компании;
• разработка и актуализация внутренних регламентов, положений и инструкций по внутреннему контролю и аудиту;
• проведение независимых проверок финансово-хозяйственной деятельности подразделений;
• оценка эффективности действующих бизнес-процессов и систем управления рисками;
• выявление и анализ потенциальных финансовых, операционных и комплаенс рисков;
• проверка соблюдения внутренних политик компании;
• участие в анализе достоверности бухгалтерской, финансовой и управленческой отчетности;
• подготовка рекомендаций по оптимизации бизнес-процессов, снижению издержек и минимизации рисков;
• формирование итоговых отчетов по результатам внутренних проверок с указанием выявленных нарушений, их причин и предложений по устранению.

• Образование: высшее (предпочтительно - менеджмент, экономика, юриспруденция или смежные направления).
• Опыт работы: не менее 3 (трех) лет на руководящих позициях в административной сфере, опыт управления подразделениями компании, строительная сфера приветствуется.
• Навыки: стратегическое мышление, организаторские способности, навыки тайм менеджмента и делегирования, знание трудового и гражданского законодательства РФ.
• Личные качества: ответственность, коммуникабельность, стрессоустойчивость, лидерские качества, внимание к деталям, наставничество, командная работа.
• Дополнительно: уверенное владение MS Office, ERP системами (1С Битрикс и т. д.), системами электронного документооборота.

• Работа в сильной профессиональной команде
• Возможности для обучения и развития.
• Офис в шаговой доступности от метро Сокольники и комфортные условия труда.
• Трудоустройство в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации
• Конкурентоспособную и полностью "белую" заработную плату, размер которой обсуждается индивидуально и выплачивается точно в срок 2 раза в месяц;
• Удобный график работы: с 09:00 до 18:00 или с 10:00 до 19:00