Офис-менеджер

Санкт-Петербург, Миронова улица

Метро: Ладожская

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Прием и последующее распределение телефонных звонков;
Ежедневная регистрация входящей/исходящей документации, сортировка документов, делопроизводство, работа с корпоративной почтой, контроль работы курьера; взаимодействие с курьерскими службами;
Закупка канцелярских товаров, а также расходных материалов, необходимых для обеспечения бесперебойной работы офиса (вода, канцелярия, хозяйственные расходники);
Подготовка переговорной для совещаний, встреча посетителей, получение первичной информации о посетителях и помощь в организации их приема руководителем и сотрудниками;
Взаимодействие с отделами компании. Помощь коллегам с административными вопросами. Организация рабочих мест новым сотрудникам компании;
Информирование и напоминание в чатах рабочих групп о важных мероприятиях и датах в компании. Организация корпоративов и поздравлений сотрудников компании, заказ подарков/цветов, оформление поздравлений с профессиональным праздником;
Заказ визиток, печатей и прочей полиграфии;
Выставление счетов в оплату, контроль получения закрывающих документов, первичная бухгалтерия;
Работа с поставщиками (помощь бухгалтеру в сборе и обработке документов);
Контроль учета оплаты штрафов ГИБДД, ЗСД и т. д.;
Контроль остатков денежных средств на платежных сервисах (ЗСД)
Своевременная передача показаний приборов учета в личном кабинете (Водоканал, ПСК, ПетербургГаз)
Контроль затрат на офисные нужды. Составление авансовых и пр. отчетов. Взаимодействие с контрагентами;
Контроль поддержание порядка офиса в течение дня. Взаимодействие с персоналом офиса (уборщица, подсобный рабочий, повар, охрана);
Выполнение текущих поручений.