Ассистент отдела (с функцией офис-менеджера)

Привет :)

О нас: Мы – международный инвестиционный фонд, специализирующийся на доверительном управлении капиталом. Мы принимаем средства клиентов и приумножаем их, торгуя на крупнейших институциональных биржах мира

Офис: м. Цветной бульвар, Москва.

Немного о роли:
Операционная и административная позиция. Роль – это «точка опоры» для команды: ты помогаешь держать под контролем процессы, координируешь поездки, встречи, документы и берешь на себя всё, что позволяет команде фокусироваться на ключевых задачах

Что предстоит делать:

Командировки и визы:

• Организация деловых поездок «под ключ»: билеты, отели, трансферы
• Периодическая визовая поддержка и подготовка маршрутов (редкие задачи)
• Оперативная координация и перепланирование при изменениях

Календарь и встречи:

• Ведение календарей команды и руководителя
• Назначение встреч (внутренние и внешние)
• Подготовка инвайтов, ссылок, переговорных, повестки
• Контроль follow-up по итогам встреч

Документы и база знаний:

• Поддержание структуры документов и папок
• Работа с SharePoint / Wiki / внутренними базами
• Ведение заметок, шаблонов и систематизация материалов

Коммуникации:

• Деловая переписка с партнёрами и подрядчиками
• Подготовка follow-up сообщений
• Контроль статуса задач и открытых вопросов

Финансы и расходы:

• Сопровождение счетов и возмещений
• Сбор и проверка подтверждающих документов
• Контроль согласований и базовая сверка

Офис и закупки:

• Координация административных задач офиса
• Работа с закупками, доставками и подрядчиками

Разовые задачи:

• Выполнение срочных и нерегулярных поручений
• Поддержка команды в операционных вопросах

Требования:

• Опыт работы в роли ассистента отдела / руководителя ИЛИ операционной должности от 3 лет
• Английский от B2 уровня
• Сильные организационные навыки и умение работать в многозадачности
• Внимание к деталям и аккуратность в работе с документами
• Опыт работы с календарями, таблицами и документами
• Грамотная устная и письменная речь
• Самостоятельность и умение соблюдать дедлайны
• Готовность работать с задачами разного уровня срочности
• Дискретность при работе с внутренней информацией

Условия:

• Офисный формат: офис у м. Цветной бульвар / гибрид обсуждаем

• Техника и софт: ноутбуки Apple, периферия, подписки на AI (Claude и др.)

• Официальное оформление по ТК РФ