Помощник руководителя

Москва, Ленинградский проспект, 80к17

Метро: Аэропорт

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Планирование, координация и ведение рабочего графика директора:

организация внешних и внутренних встреч, телефонных переговоров,

собеседований, контролировать их исполнение, ведение и

корректирование рабочего календаря руководства.

• Первоначальное консультирование клиентов (при необходимости).

• Работа с документами (составление и подготовка писем, архив,

хранение, перераспределение).

• Контроль и координация получения и отправки входящей и исходящей

корреспонденции руководства (документы, письма, факсы, письма по

электронной почте).

• Ведение архива документов и проверка правильности и полноты его

оформления.

• Создание внутренних документов, положений для целей компании.

• Подготовка договора, отчета и других документов для внутренних

целей компании.

• Подготовка документов для банка (помощь бухгалтеру).

• Работа в CRM.

• Работа с компьютером и офисной оргтехникой (копирование,

сканирование).

• Встреча и прием посетителей офиса (чай, кофе).

• Обеспечение жизнедеятельность офиса (заказ канцтоваров, воды,

расходных материалов, полив цветов).

• Выполнение поручений руководителя.

• Запрос и получение необходимых материалов, документов,

информации от сотрудников других подразделений для выполнения

распоряжения руководства.

• Учет и распределение поступающей информации, касающейся

руководства, своевременная передача документов, сообщений и 2

информации руководству (письменно или устно).

• Ведение телефонной и информационной базы руководства (контакты,

дни рождения клиентов), регулярное ее обновление.

• Travel-поддержка: заказ такси, авиа и ж/д билеты, бронирование

гостиниц.

• Готовность к работе в режиме 7/24/365.

• Контроль выполнения работ, KPI, поручений и т.п.

• Активное участие в процессах бизнес-упаковки: разработка рекламных

материалов для продвижения бизнеса, подготовка пиар-кампаний,

акций, конференций, выступлений по ТВ и радио-каналам, подготовка

участия в тематических передачах и печатных изданиях. Собственные

навыки и привлечение специалистов в съемке рекламных роликов.

• Работа с экспатами.

• Управление компанией в отсутствии руководителя.

• Организация приезда иностранных партнеров и клиентов

(бронирование гостиниц, организация трансфера, программы

мероприятий и поездок и т.п.).

• Работа с первыми лицами компании.

• Оформление всех необходимых документов для экспатов в России.

• Взаимодействие с домашним персоналом.

Обеспечение жизнедеятельности компании (оплата аккаунтов, связи,

интернет-услуг, рекламных кампаний, аренды, услуг внешних

обслуживающих компаний; заказ канцелярских товаров, закупка