Ассистент генерального директора со знанием английского языка

Обязанности:

• Управлять сотрудниками Управления делами
• Совершенствовать бизнес процессы Управления делами и находить зоны для оптимизации и развития.
• Администрировать работу экспедитора, курьеров и старшего курьера.
• Выполнять функции ассистента Президента. Обеспечивать полную взаимозаменяемость. Исполнять должностные обязанности ассистента Президента в полном объеме в случае отсутствия ассистента Президента, либо отпуска действующего сотрудника на указанной должности.
• Выполнять поручения Президента, Генерального директора, ассистента Президента, Руководителя департамента по связям с общественностью.
• Обеспечивать всестороннюю административную поддержку Генерального директора:
• Назначать совещания, оповещать сотрудников, обеспечивать наличие необходимых для совещаний материалов
• Назначать встречи с внешними партнерами в офисе и за его пределами, оповещать водителей и сотрудников службы безопасности о месте и времени встреч, детали проезда и доступа на территорию, заказывать пропуска на автомобили/сотрудников;
• Назначать совещания с использованием аудио и видео средств связи, обеспечивать функционирование технических средств;
• Вести онлайн-календари Генерального директора в удобной форме для работы.
• Вносить встречи в онлайн-календарь Генерального директора, напоминать о них заблаговременно в зависимости от назначенной даты встречи;
• По запросу контролировать статус поручений, в рамках своих полномочий содействовать их исполнению качественно и в срок;
• Вести таблицы с внесением в них необходимой информации по указанию Генерального директора или уполномоченного им лица.
• Вести онлайн-календарь дней рождения руководителей подразделений и партнеров, своевременно напоминать о них за 7, 3, 1 день до дня рождения, вести историю подарков, которые ранее были подарены на дни рождения указанным лицам, уточнять состав и бюджет подарка, организовывать поздравление в офисе либо доставку подарка;
• По запросу осуществлять поиск информации в Интернете, предоставлять развернутый ответ;
• Следить за состоянием кабинета Генерального директора, своевременно оповещать ответственных о неисправностях, загрязнениях, способствовать устранению выявленных неисправностей;
• Контролировать работу офис-менеджеров в части своевременного соединения Генерального директора по телефону, подачи напитков, встречи и обслуживания гостей, подготовки переговорных к совещаниям/встречам и т.д.
• По запросу осуществлять устный перевод с/на английский язык на совещаниях/встречах;
• Составлять деловые письма, поздравления, запросы на русском и английском языках;
• Осуществлять всестороннюю тревел-поддержку Генерального директора и других сотрудников компании в случае необходимости:
• Выполнять иные поручения руководителя.

Требования:

• Опыт работы ассистентом руководителя;
• Знание Word, Excel, Microsoft Office, PowerPoint;
• Очень высокая клиентоориентированность;
• Грамотная речь;
• Знание английского языка не ниже уровня С1 (нужно будет общаться с иностранными партнёрами компании);
• Грамотный письменный русский язык;
• Умение работать с большими потоками информации в условиях; многозадачности, внимательность к деталям;
• Умение быстро ориентироваться в стрессовых ситуациях

Мы предлагаем:

• Оформление по ТК РФ;
• График работы: пятидневная рабочая неделя, с 10:00 до 19:00 (готовность к ненормированному рабочему дню);
• Официальная заработная плата;
• Скидки на продукцию компании
• Офис находится в шаговой доступности от м Сходненская