Административный помощник (ассистент) подразделения

Чем предстоит заниматься:

• Организация информационного взаимодействия Руководителя с работниками подразделения, обеспечение надлежащей коммуникации (сбор обратной связи, её структуризация и сортировка, преобразование к единому виду) между работниками подразделения;
• Оформление и загрузка документации, служебных записок, официальных писем в корпоративную систему документооборота 1С, КСЭД и контроль движения по маршруту;
• Организация подготовки к аудио/видеоконференциям, бронирование переговорных помещений с возможностью подключения аудио- и видеоконференцсвязи (АКС/ВКС);
• Оформление заявок на предоставление доступа к ИТ-активам/ресурсам руководителю и сотрудникам подразделения;
• Участие в разработке планов, задач, графиков, форм отчётности;
• Контроль своевременности предоставления документов, подтверждающих право работников на отсутствие на рабочем месте: листков о временной нетрудоспособности, справок по уходу за больными, заявлений об отпусках, предоставлении дополнительных дней отдыха в соответствии с действующим законодательством и иных документов, влияющих на корректность табеля учета рабочего времени;
• Организация исполнения решений/поручений Руководителя, контроль сроков исполнения поручений Руководителя;
• Прием, первичное рассмотрение и передача на исполнение входящих документов;
• Контроль своевременности предоставления документов руководителю, прием документов на подпись, проверка корректности их оформления;
• Участие в совещаниях и составление протоколов по итогам встреч;
• Подготовка презентационных материалов и отчетов для руководства;
• Работа с табелем учета рабочего времени;
• Выполнение иных поручений руководителя.

Наши пожелания к кандидатам:

• Релевантный опыт работы от 1 года;
• Уверенный пользователь Word, Excel, PowerPoint, Outlook, 1С (внесение трудозатрат, планирование отсутствий сотрудников подразделения);
• Опыт работы в системах электронного документооборота, 1С и других системах в качестве пользователя;
• Высшее профессиональное образование;
• Опыт работы по подготовке официальных писем, презентаций, отчетов для руководителя, ведению деловой переписки;
• Знания принципов и правил планирования рабочего времени, правил проведения деловых переговоров, деловой этики, требований к охране труда, основ административного права и трудового законодательства Российской Федерации.

Мы предлагаем:

• Оформление в штат в соответствии с ТК РФ;
• График работы: 5/2 с 09:00 до 18:00 (в пятницу до 16:45);
• Конкурентоспособная заработная плата (обсуждается по результатам собеседования);
• Соц.пакет: программа ДМС со стоматологией, корпоративная мобильная связь, санаторно – курортное лечение;
• Возможность расти как вертикально, так и повышать уровень своих профессиональных и деловых компетенций;
• Внутреннее обучение: конференции, тренинги, мастер-классы, корпоративный университет. Внешнее обучение по направлению профессиональной деятельности;
• Возможность присоединиться к нашим спортивным командам по мини-футболу, баскетболу, волейболу или чирлидингу;
• Корпоративная электронная библиотека;
• Режим работы в офисе, м. Беговая.