Административный ассистент

Обязанности Административного ассистента:

- Оперативно и вежливо принимать входящие телефонные звонки, фиксировать и перенаправлять звонки сотрудникам Представительства

-Принимать запросы от партнеров, поставщиков, общественных и государственных организаций и предоставлять корректную информацию

- Организовывать процесс приема посетителей офиса, обеспечивать работу по эффективному и культурному обслуживанию посетителей, создавая для них комфортные условия, при необходимости предлагать напитки и закуски

- Извещать соответствующих сотрудников о приходе к ним посетителей, осуществлять контроль в ходе приема посетителей и их нахождения в приемной и кабинетах Представительства

- Применять информационно-коммуникационные технологии, работать с компьютером, каталогами (папками) и файлами, сканером, пользоваться офисным пакетом программного обеспечения (текстовый редактором, таблицами), периферийными устройствами и оргтехникой, электронной почтой и системами электронного документооборота

- Вести базу данных телефонных контактов сотрудников Представительства

- Надлежащим образом сортировать, распределять и регистрировать входящую корреспонденцию, электронную почту и факсимильные сообщения

- Распределять и отправлять исходящую корреспонденцию через курьерские службы, готовить документы к отправке Почтой России

- Обеспечивать общую поддержку сотрудникам Представительства по широкому спектру административных вопросов

- Следить за работой офисного оборудования и сообщать в IT-поддержку о любых неисправностях

- Отслеживать наличие оборудования, офисных принадлежностей, осуществлять своевременную закупки необходимых канцелярских товаров, воды и других офисных материалов

- Обеспечивать рабочее место сотрудников Представительства необходимым оборудованием и канцелярией

- Использовать технические и программные средства для проведения голосовой или видео-конференц-связи по запросу сотрудников Представительства

- Редактировать и переводить тексты документов по запросу сотрудников Представительства

- Подготавливать отчет о расходах корпоративных средств и составлять финансовые отчеты

- Планировать и организовывать встречи сотрудников Представительства, бронировать конференц-залы, обеспечивать конференц-залы необходимыми канцелярскими принадлежностями и оборудованием

- Поддерживать опрятный вид приемной зоны, других помещений офиса

- Взаимодействовать с клининговой компанией, поставщиками услуг связи по текущим вопросам

- Производить подготовку документов для передачи в архив

- Использовать CRM систему для выгрузки информации об активностях сотрудников

Требования:

- Законченное высшее образование

- Свободное владение английским языком (устно и письменно)

- Опыт работы на административных позициях

- Ответственность, пунктуальность, исполнительность, аккуратность, внимание к деталям

Условия:

- Расширенный социальный пакет: доплата за питание, ДМС, страхование жизни

- Ежегодный бонус по результатам работы

- Офис в центре Москвы, рядом с м. Смоленская

- Карьерный рост

- Заработная плата по результатам собеседования

- График работы 5/2 с 09:00 до 18:00