Бизнес - ассистент

Мы ищем надёжного бизнес‑ассистента, который поможет нам держать высокий темп работы: структурировать процессы, синхронизировать команды, сопровождать ключевые инициативы и соблюдать дедлайны. Если вы умеете работать в режиме многозадачности, быстро погружаетесь в новые задачи и доводите их до результата — будем рады видеть вас в команде!

Обязанности:

Блок 1. Административная и проектная поддержка.

• контролировать выполнение задач и сроки по проектам компании;

• собирать, анализировать и структурировать данные по проектам (статусы задач, подписания документов, оплаты и т. д.);

• взаимодействовать с контрагентами;

• согласовывать договоры с юристами и бухгалтерами, отслеживать изменения условий;

• готовить презентации и визуальные материалы для руководителя, совещаний и внешних встреч (в т. ч. с партнёрами);

• вести календарь руководителя;

• выполнять деловые поручения;

• организовывать встречи (в т. ч. онлайн), готовить материалы и подводить итоги;

• координировать деловые поездки (бронирование билетов, гостиниц, подготовка визовых документов);

• отправлять почтовую корреспонденцию через Почту России, Достависта, СДЭК, Яндекс Доставку;

• регулярно проверять абонентский ящик Почты России;

• оказывать организационную помощь в мероприятиях компании (заказ логистических услуг, подготовка к транспортировке, контроль);

• подготавливать электронные доступы для новых сотрудников.

Блок 2. Хозяйственное обеспечение офиса.

• коммуницировать с администрацией бизнес‑центра по хозяйственным вопросам (парковка, аренда, уборка, абонентский ящик);

• выполнять хозяйственные закупки для офиса (канцелярия, хозтовары, оргтехника) через «Комус», Ozon, Яндекс Маркет, Ситилинк, DNS и другие площадки;

• контролировать наличие расходных материалов и канцелярии (бумага, картриджи, бытовая химия и т. д.);

• вести учёт офисных расходов и согласовывать закупки с руководителем;

• обеспечивать бесперебойную работу офиса.

Требования:

• опыт работы бизнес‑ассистентом / помощником руководителя / координатором проектов от 3 лет;

• системное мышление и сильные организационные навыки;

• самостоятельность и ответственность;

• внимательность к деталям и умение доводить задачи до результата;

• грамотную письменную и устную речь;

• стрессоустойчивость и готовность работать в быстром темпе;

• понимание сути юридических и бухгалтерских документов (договоров, счетов, актов);

• уверенное владение Excel / Google Таблицами.

Условия:

• работу напрямую с руководителем и участие в управлении операционными процессами;

• конкурентная заработная плата: ваша зарплата соответствует вашему уровню и вкладу;

• официальное трудоустройство в соответствии с ТК РФ – гарантия вашей социальной защищенности;

• график работы: 5/2, офис, время работы с 9:00 до 18:00. Удаленного формата нет.

• комфортный офис в креативном пространстве Рябовской мануфактуры (пер. Холодильный, д. 3, стр. 3, м. Тульская) – вдохновение каждый день

• сплоченная команда профессионалов, готовых делиться опытом и поддерживать в сложных задачах.

• возможность профессионального роста;

• предоставляется корпоративный телефон.
  
  Что ждём в отклике:
  При отправке резюме и сопроводительного письма, пожалуйста, добавьте небольшой блок (3-- 5 предложений) на тему: «В моём понимании хороший бизнес‑ассистент — это…».
  Расскажите, какие качества и компетенции, на ваш взгляд, наиболее важны для этой роли, и почему. Нам важно увидеть, насколько ваше видение совпадает с нашими ожиданиями.