Секретарь/офис-менеджер

• прием и обработка входящей̆ и исходящей̆ корреспонденции, звонков;
• ведение делопроизводства, получение поступающей корреспонденции, прием документов и личных заявлений, ведение их учета, передача руководству;
• перевод документов, в т.ч. взаимодействие с бюро переводов;
• обеспечение представительских визитов и мероприятий, встреч, совещаний, переговоров;
• подготовка заседаний и совещаний, протоколирование;
• организация паспортно-визового обеспечения;
• заказ билетов, бронирование гостиниц, участие в формировании бюджета служебных командировок/поездок и контроль сметы расходов;
• организация нотариального заверения документов, взаимодействие с нотариусом и государственными органами;
• подготовка официальных писем, запросов, взаимодействие с госорганами и коммерческими/некоммерческими организациями;
• организация доставки и отправки почтовых отправлений, взаимодействие с курьерской службой и почтой;
• организация закупки канцелярских товаров, продуктов питания, расходных материалов, а также иных закупок (по мере необходимости);
• взаимодействие с поставщиками услуг в части административно-хозяйственной деятельности (телефонная и интернет-связь, канцтовары, курьерская служба, автосервис, обслуживание автоматов питьевой воды, и т.д.);
• контроль работы технического обслуживающего персонала (уборщиков, охраны, биолога и др.);
• оформление пропусков;
• подготовка и организация подписания приказов, актов по основной деятельности компании, ведение журнала регистрации;
• адаптация новых работников (организация рабочих мест, ознакомление с корпоративной культурой и внутренними процедурами, информирование о рабочем времени и времени отдыха);
• координация обучения и аттестации персонала;
• ведение воинского учета;
• обеспечение надежной защиты информации (документов), содержащих сведения, составляющие коммерческую тайну, иные конфиденциальные сведения, включая персональные данные работников и иных физических лиц;
• исполнение указаний, поручений и распоряжений руководства.

Требования:

• высшее образование, стаж работы от 3 лет, знание русского языка (родной) и английского языка (B1-B2).
• высокие коммуникативные навыки;
• структурный подход к работе, соблюдение дедлайнов, умение работать в режиме многозадачности;
• хороший уровень владения MS Word, MS Excel, MS PowerPoint, и др.

Условия:

• 8-часовой рабочий день, пятидневная рабочая неделя, выходные: суббота и воскресенье.
• гибкий график работы (начало в период с 8.00 –10.00, окончание в период с 17.00 – 19.00).
• 28 дней оплачиваемого отпуска.
• оплата временной нетрудоспособности из расчета 100% среднего заработка за счет средств предприятия не более 15 календарных дней в году.
• организация полностью оборудованного стационарного рабочего места в офисе компании.
• пакет ДМС — после успешного прохождения испытательного срока.