Секретарь-референт/Ассистент собственника бизнеса (Издательство)

Мы издательство детской литературы с уникальным авторским контентом. Небольшая команда из 9 человек, где каждый играет важную роль. Мы создаём книги премиум-сегмента: 112 видов книг, 22 вида наборов. Работаем с Wildberries, Ozon, "Детским миром", участвуем в книжных ярмарках, ведём благотворительные проекты. В поиске помощника/секретаря/ассистента руководителя как в бизнесе так и в личных вопросах

Обязанности:

Личная поддержка собственницы бизнеса (50% времени)

Административная поддержка:

• Ведение личной переписки и почты собственницы бизнеса
• Организация встреч, переговоров, деловых поездок
• Напоминания о важных датах: дни рождения партнёров, встречи, события
• Подготовка отчётов и списков задач для совещаний
• Контроль выполнения поручений руководителя

Бытовая и личная поддержка:

• Выполнение личных поручений: закупки, курьерские задачи, организационные вопросы
• Закупка продуктов для совещаний (кофе, вода, закуски)
• Закупка мелких бытовых/офисных товаров по запросу руководителя
• Курьерские поручения (личные и деловые)

Управление архивом книг (25% времени)

Домашняя библиотека собственницы бизнеса:

• Учёт и пополнение книг издательства в доме собственницы бизнеса
• Контроль наличия полного архива: все 112 видов книг и 22 вида наборов
• Разбор и систематизация домашнего книжного архива
• Поддержание порядка в книжном фонде (для подарков, встреч, личного пользования)
• Комплектация подарочных наборов книг для партнёров и встреч

(Контекст: При выходе новой книги координатор передаёт собственнице бизнеса 3 экземпляра (библиотека, кабинет, архив) + подарки + книги для машины. Вы ведёте учёт и порядок)

Офисное хозяйство и организация встреч (15% времени)

Офис:

• Поддержание порядка и комфорта в офисе (чай, кофе, вода, закуски)
• Приём гостей, организация переговорных
• Подготовка помещения к встречам и совещаниям

Встречи и мероприятия:

• Организация деловых встреч собственницы бизнеса
• Закупка продуктов и материалов для совещаний
• Логистическая поддержка мероприятий (по необходимости)

Документооборот и коммуникации (10% времени)

• Приём и обработка входящей корреспонденции
• Ведение календаря и расписания собственницы бизнеса
• Организация документооборота по поручениям руководителя
• Координация встреч и коммуникаций с партнёрами

• Наличие авто или водительского удостоверения
• Опыт: от 2 лет в должности секретаря-референта или личного ассистента руководителя
• Образование: высшее или среднее специальное (секретарское дело, менеджмент, документоведение)
• Организаторские способности: многозадачность, планирование, тайм-менеджмент
• Исполнительность: точность, ответственность, внимание к деталям
• Грамотность: безупречная устная и письменная речь
• Дисциплина: пунктуальность, соблюдение дедлайнов
• Системность: умение вести учёт, поддерживать порядок в документах и архивах

• офис (м. Шипиловская) + периодически дом собственницы бизнеса (Барвиха)
• График: Пн-Пт, 9:00-18:00 (гибко обсуждается)
• Возможны выезды по поручениям (закупки, курьерские задачи)