Офис-менеджер

Алматы, улица Бауыржана Момышулы, 36А

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Отвечать на телефонные звонки, принимать и передавать поступающие на предприятие почту, телефонограммы, протоколировать, передавать ее в соответствии с принятым решением руководства в структурные подразделения;
Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня)
Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись;
Принимать документы и личные заявления на подпись руководителя организации
Регистрация входящих и исходящих документов
По поручению Генерального директора выполнять машинописные, копировально-множительные работы, а также готовить проекты писем, запросов и других документов, касающихся деятельности ТОО ХБК «Аксай», печатать служебные материалы;
.Обеспечить рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе
Координировать и контролировать работу водителя: прием заявок на машину и разработка графика использования дежурного автотранспорта комбината;
Организация встреч, прием гостей высокопоставленных;
Обеспечение санитарного состояния кабинетов ген. директора, приемной, конференциального зала;
Носить офисный стиль одежды;
Копировать все входящие и исходящие документы;
Архивирование документов по номенклатуре дел;
Формирование дел в соответствии папки;
По поручению руководителя готовит служебные материалы, составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам, вводить информацию в базу данных;
В случае изменения списка телефонных номеров, обновлять телефонный список руководителей и АУП.
Организация поздравления руководителей государственных органов, крупных поставщиков, учредителей от имени предприятия с государственными и другими праздниками

Требования:

Высшее образование без предъявления требований к стажу работы или среднее специальное со стажем работы не менее 1-года,
Хорошие коммуникабельные способности и навыки делового общения, знающий офисную технику

Условия: