Офис-менеджер

На офис-менеджера возлагаются следующие функции:

• информационно - справочное обслуживание по документам предприятия;
• методическое руководство и контроль организации делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия;
• оперативно-организационное обслуживание руководства;
• приём кадровой документации и учёта (в случае отсутствия начальника административного отдела);
• обеспечение порядка в офисе.
• Офис-менеджер обязан:
• осуществлять информационно-техническую работу с документами, поступающими на имя руководителя и подписанными руководителем;
• подготавливать руководителю предложения по назначению лиц, ответственных за исполнение документов, поступающих на имя руководителя, осуществлять координацию их выполнения;
• осуществлять связь с организациями, государственными органами и органами местного самоуправления, общественностью, средствами массовой информации для решения вопросов, обозначенных руководителем и не требующих непосредственного участия руководителя;
• по поручению руководителя согласовывать отдельные вопросы с работниками структурных подразделений, доводить до них указания и распоряжения руководителя, контролировать их выполнение;
• осуществлять сбор материалов и информации, подготавливать аналитические, информационные, справочные и иные материалы и предоставлять их руководителю;
• получать по поручению руководителя в государственных органах, органах местного самоуправления документы и информацию, необходимые руководителю;
• контролировать своевременное рассмотрение предложений, заявлений, жалоб, пришедших на имя руководителя;
• выполнять поручения руководителя по организации работы персонала по определённому руководителем направлению;
• выполнять иные поручения руководителя в рамках служебных отношений;
• руководить работой по хозяйственному обслуживанию компании, следить за порядком на базе после проведённых мероприятий;
• обеспечивать сохранность хозяйственного инвентаря, его восстановление и пополнение, а также соблюдение чистоты в помещениях и на прилегающей территории;
• следить за состоянием и порядком помещений, принимать меры по своевременному их ремонту, контроль по ТБО, а также следить за своевременной уборкой на территории ЦО;
• обеспечивать снабжение офиса компании необходимой мебелью, инвентарём, оборудованием, расходными материалами и канцелярскими принадлежностями, так же следить за наличием чая, кофе, хозяйственных нужд для сотрудников офиса, и вовремя производить закуп;
• проводить инвентаризацию вверенного имущества;
• руководить работой обслуживающего персонала: водителями, уборщицами, охранником;
• вести отчетность по установленной форме.