Офис-менеджер

Loftice – аутсорсинговая компания, с 2010 года мы организуем административные бизнес процессы в крупных российских и иностранных компаниях.

Ищем офис-менеджера в нашу административную команду в офис крупной компании под брендом Alcon — международная компания, специализирующаяся на офтальмологии.
Цель — улучшение зрения и качества жизни через инновационные решения в лечении заболеваний глаз и средствами ухода за глазами.
Alcon работает более чем в 60 странах, продаёт свою продукцию более чем в 140 странах.

Обязанности:

• Общее администрирование, поддержание порядка, техническая поддержка;
• Обеспечение чистоты в офисе, контроль уборки помещений и чистоты кухни/переговорных комнат;
• Заказ расходных материалов, учет и распределение входящей/исходящей информации, почты, посылок (включая координацию таможенного оформления);
• Прием входящих звонков, консолидация и обработка информации, первичная обработка информации о нежелательных явлениях;
• Сбор информационно-справочных материалов по запросу, оказание информационной поддержки сотрудникам по административным вопросам;
• Участие/ведение глобальных/локальных проектов (например, Alcon in Action, Kids' Day, Марафон), участие в проектах по ремонту/реконструкции/ребрендингу офиса;
• Техническая помощь сотрудникам с офисной техникой (печать, сканирование, копирование);
• Коммуникация с администрацией бизнес-центра по вопросам содержания, обслуживания и аренды офиса;
• Отправка и получение корреспонденции, ее распределение, сбор и подача документов на подпись. Сбор, проверка и обработка счетов от поставщиков;
• Коммуникация с поставщиками административных услуг (аренда авто, доставка, тревел-услуги и пр.) по операционным вопросам;
• Координация служебных поездок, организация мероприятий, помощь в организации конференций/собраний Размещение и решение прочих вопросов для сотрудников и гостей;
• Контроль договоров с поставщиками административных услуг;
• Координация вопросов обмена информацией и документами с сотрудниками.

• Желательно иметь опыт со схожим функционалом от 3-х лет;
• Знание казахского языка на уровне взаимодействия с поставщиками;
• Знание английского обязательно на разговорном уровне (ответить на звонок, прочитать коммуникацию на английском, подготовить информацию на английском в случае получения запроса!);
• В офисе работают представители разных функций: HR, финансов, инженеры оборудования Алкон и т.д необходимо взаимодействие. Взаимодействие в рамках работы над кроссфункциональными задачами.
• Хотели бы видеть в сотруднике внимательность, относиться серьезно к документообороту, проактивность в вопросах подготовки и согласования договоров по административным сервисам;
• Проактивность в работе с поставщиками, взаимодействие с руководством по корректировке процесса работы;
• Предстоит проект по ребрендингу офиса и др.

Условия:

• Офисная работа в крупной иностранной компании;
• Офис находиться по адресу: г. Алматы, Алмалинский район, Курмангазы 95;
• График работы : 5/2 с 09:00-18:00, обеденный перерыв 1 час;
• Официальное оформление по ТК РК с первого рабочего дня;
• Оклад 450609 тг на руки;
• Больничный и отпуск оплачиваемый;
• Возможность карьерного и профессионального роста.