Секретарь на ресепшен

• Обеспечение эффективной работы ресепшена: встреча гостей, регистрация посетителей, контроль доступа.
• Координация внутренних и внешних коммуникаций: обработка звонков, электронной почты, входящей/исходящей корреспонденции.
• Организация и бронирование переговорных комнат, поддержка внутренних мероприятий и встреч.
• Ведение административной документации, архивирование и систематизация данных.
• Заказ и контроль расходных материалов, канцелярии, воды, кофе и других офисных ресурсов.
• Взаимодействие с поставщиками и подрядчиками по вопросам обслуживания офиса.

Финансово-административные задачи:

• Работа в системе SAP:
  • Создание и обработка заявок на закупки (PR/PO).
  • Проведение оплат и отслеживание статуса счетов.
  • Отслеживание фактичекских расходов
  • Согласование документов с внутренними и внешними стейкхолдерами.
  • Поддержка финансовых процессов в рамках административных закупок

Работа во внутренних системах компании:

• создание и обработка договоров, доп. соглашений и приложений к договорам

Дополнительные обязанности:

• Поддержка инициатив отдела Workplace, включая проекты по улучшению офисной среды и employee experience.
• Участие в процессах по обеспечению безопасности и соблюдению внутренних политик (например, контроль за эвакуационными планами, бейджами и т.д.).
• Содействие новым сотрудникам: подготовка welcome-пакетов, организация рабочих мест, помощь в адаптации.
• Ведение отчетности по административным расходам и предоставление данных по запросу.

• Опыт работы в международной среде — приветствуется.
• Уверенное владение SAP (модули FI, MM или аналогичные).
• Отличные организационные навыки, внимательность к деталям, умение работать в многозадачной среде.
• Владение английским языком на уровне не ниже Intermediate.
• Доброжелательность, клиентоориентированность, умение работать в команде.