Ассистент отдела мероприятий (Events Department Assistant)

Мы ищем внимательного и ответственного Ассистента отдела мероприятий, который станет поддержкой команды в организации поездок, взаимодействии с подрядчиками и сопровождении мероприятий. Основная задача — обеспечение безупречной логистики, документооборота и координации, чтобы каждое событие проходило на высоком уровне.

Обязанности:

• Полное сопровождение командировок сотрудников и гостей мероприятий: авиабилеты, отели, трансферы.
• Координация всех деталей поездок (маршруты, таймлайны, визовая поддержка).
• Подготовка и подача отчетов по командировочным расходам.
• Поиск новых подрядчиков (площадки, кейтеринг, мерч, оборудование) и проведение первичных переговоров.
• Запрос и сравнение коммерческих предложений, подготовка данных для принятия решений.
• Поддержание коммуникации с текущими поставщиками.
• Помощь в подготовке программ мероприятий и сценарных планов.
• Подготовка раздаточных материалов и бейджей.
• Координация участников на площадке во время проведения мероприятий.
• Ведение и обновление трекеров (бюджеты мероприятий, расходы на поездки, базы подрядчиков).

Требования:

• Опыт работы от 1 года в роли администратора, ассистента или координатора, желательно в сфере мероприятий, маркетинга или в динамичной компании.
• Подтвержденный опыт организации командировок (бронирование билетов, отелей).
• Отличные навыки работы с ПК: уверенное владение MS Office (обязательно Excel — сводные таблицы, фильтры; а также Word, PowerPoint).
• Опыт работы с системами документооборота (Jira, Confluence или аналогичными).
• Высшее образование (предпочтительно менеджмент, туризм).
• Внимательность к деталям и высокая ответственность.

Мы предлагаем:

• Возможность развиваться в сфере организации мероприятий и участвовать в масштабных проектах.
• Опыт взаимодействия с ведущими подрядчиками и командировочной логистикой.
• Поддержку опытной команды и обмен экспертизой.
• Гибкий график и удалённый формат работы.
• Официальное оформление через Service Agreement.