Помощник/ассистент руководителя

Требование к соискателю

Организация работы с входящей и исходящей корреспонденцией:
- 1С Документооборот (ред.: 2.1): учет и регистрация, корректировка исходящих писем, приказов, служебных записок, распоряжений;
-Владение офисным ПО (Excel, Word)

Знание правил оформления документов, ведения деловой переписки и управления документооборотом

- контроль исполнения поручений руководителя;
- организация отправки исходящей корреспонденции (электронной почтой, экспресс-почтой, почтой РФ);
- соблюдение внутренних положений и регламентов по документообороту в организации, контроль за их исполнением сотрудниками.

Организация работы руководителя:
- ведение календаря;
- Выполнение поручений руководителя, в т.ч. личные 20%

- выполнение бизнес поручений;
- встреча гостей компании;
- взаимодействие с водителем по планируемым встречам, поездкам руководителя;
- организация междугородных командировок руководителя:

-оформление авиа/ж/д билетов, бронирование гостиниц;
- организация совещаний в очном формате и видео/аудио конференций.

Взаимодействие с контрагентами по поставке канцелярских товаров, архивных услуг, услуг по содержанию офиса:
- поиск партнеров, переговоры, согласование выгодных условий сотрудничества, анализ цен;
- контроль своевременности поставок, оказания услуг;
- планирование затрат на содержание офиса и канцелярии на месяц, квартал, год, контроль за лимитами по статьям затрат на канцелярию и содержание офиса;
- контроль за получением учетных документов, взаимодействие с бухгалтерией и финансовым отделом;
- организация приемки товаров, хранения, вывоза документации для архивного хранения;
Оформление, учет и контроль за графиком работы сотрудников отдела, табелей учета рабочего времени, показателей премирования и заработной платы работников;
- контроль за состоянием, офисного оборудования, оперативная организация ремонта и обслуживания.