Помощник/ассистент руководителя

Москва, Кольцевая линия, метро Новослободская

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Организация и координация работы руководителя проектного офиса, планирование рабочего дня, помощь в назначении и организации встреч;
Подготовка регламентов работы и руководство личными помощниками руководителя;
Обеспечения взаимодействия с курируемыми подразделениями; организация документооборота; подготовка писем, служебных записок и отчетов по задачам руководителя;
Систематизирование, обработка и хранение служебных документов, обеспечение соответствия всей документации стандартам организации и руководителя, упорядочивание документации;
Организация и координация встреч, совещаний и переговоров, подготовка повестки, протоколирование и подготовка протокола поручений;
Подготовка внутренней отчетности и контроль по исполнению поручений руководителя;
Ведение календаря руководителя с учетом курируемых им подразделений;
Организация командировок руководителя;
Организация материально-технического обеспечения проектного офиса;
Взаимодействие с иными подразделениями организациями, в том числе для сбора, подписания документов и организации совещаний, видеоконференций;
Координация и совместная работа с аналитическим отделом по подготовке информационно-аналитических и справочных материалов;
Подготовка служебных записок, отчетов и других документов по запросу руководителя;
Администрирование программы 1С:Документооборот, составление и согласование заявок, проведение внутренних процедур организации;
Взаимодействие с контрагентами по вопросам организации проектов (заключение договоров, отправка-приём документов);
Выполнение административных задач при организации проектов и мероприятий;
Аудит существующей системы, подготовка предложений по совершенствованию, разработка нормативных документов;

Требования:

Опыт работы в структурах аппарата, бизнес-ассистент, помощник руководителя от года;
Знание делопроизводства и документооборота;
Знание делового этикета, навык делового общения с руководящим составом разного уровня;
Организованность, аккуратность, внимание к деталям;
Опыт ведения протоколов совещаний, умение анализировать информацию, выделять главное, четко формулировать свои мысли;
Умение корректно обращаться с конфиденциальной информацией;
Уверенный пользователь ПК, 1С:ДО

Условия: