Секретарь-делопроизводитель (г. Мытищи)

Основные задачи:

• Прием и распределение входящих звонков. Фиксация и доведение информации до адресатов по обращениям.
• Регистрация, учет и распределение входящей и исходящей документации.
• Ведение электронного документооборота компании (регистрация корреспонденции в 1С: Документооборот, согласование внутренних документов, внесение сканов документов в систему, отправка исполнителям на рассмотрение).
• Обработка электронной почты.
• Ознакомление и организация подписания кадровых документов с сотрудниками.
• Составление описей передаваемых документов, контроль получения подписанных экземпляров.
• Административно-хозяйственное обеспечение офиса, поддержание чистоты и порядка.
• Организация встреч с посетителями, подготовка кофе-брейков.
• Отправка почтовой корреспонденции.
• Планирование календаря руководителя, организация встреч и совещаний.
• Ведение базы контактов, отслеживание значимых дат и событий. Ведение протоколов на совещаниях по поручению руководителя, отслеживание статусов исполнения задач.
• Контроль выполнения сроков по документам и обращениям арендаторов.
• Выполнение поручений директора индустриального парка.

Личные качества:

• Внимательность к деталям при работе с документами.
• Ответственность за свою работу и соблюдение сроков.
• Быстрая обучаемость, готовность с первого дня включиться в рабочие процессы.
• Инициативность, оперативность и самостоятельность в выполнении задач.
• Стрессоустойчивость - уметь справляться с рабочей нагрузкой и непредвиденными ситуациями.
• Хорошие коммуникативные навыки для работы с коллегами и партнерами.
• Соблюдение дисциплины: пунктуальность, отсутствие длительных перерывов во время работы.

Наши требования:

• Высшее образование – желательно.
• Опыт работы с 1С: Документооборот, системами ЭДО обязателен.
• Знание правил и нормы оформления документации, схем формирования комплектов с прошивкой.
• Уверенный пользователь ПК: знание MS Office, Outloоk.
• Умение работать с офисной техникой.
• Навык планирования и поиска информации по запросу.
• Грамотная устная и письменная речь.
• Знание норм делового этикета.
• Умение эффективно работать в условиях многозадачности.