Офис-менеджер

• Ответственность за первую коммуникацию: отвечать на телефонные звонки, встречать гостей офиса и провожать их в переговорные. Информировать сотрудников о приходе гостя. Отвечать на вопросы о компании и ее услугах (согласно скрипту). Нулевая терпимость к телефонным звонкам без ответа.
• Организация функционирования общественного пространства компании: контроль за порядком использования общих пространств офиса. При планировании мероприятий (встреча фин советника с клиентом, общее совещание и проч.) подготовить переговорную комнату, убедиться, что все необходимое к мероприятию готово. Обеспечить готовность оборудования к мероприятию (настройка ZOOM или аудиозапись и протоколирование и проч.). После завершения мероприятия обеспечить наведение порядка.
• Вести реестр использования переговорных комнат. Учитывать постоянные еженедельные мероприятия, при бронировании переговорных комнат по заявкам сотрудников учитывать особенности планируемого мероприятия. Бронировать переговорные комнаты по заявкам сотрудников, заказывать пропуск для гостей компании, разрешение на парковку в случае необходимости.
• Следить за чистотой зоны ресепшн, переговорных, рабочей зоны сотрудников. В случае необходимости давать задание на уборку, отличную от стандартной. Контролировать исправность оборудования общего пользования и мебели в переговорных комнатах. Своевременно обеспечивать уборку, ремонт и обслуживание мебели и оборудования.
• Следить за нахождением в переговорных и в зоне ресепшн согласованного количества раздаточных маркетинговых материалов в должном виде и количестве, а также необходимой канцелярии в переговорных.
• Контролировать исправность работы оборудования общего пользования (Холодильник, кулеры, принтеры, освещение и проч). Принимать заявки сотрудников на ремонт. Подбирать исполнителей (сторонних подрядчиков или внутренних исполнителей) и ставить им задачи по ремонту. Контролировать сроки и качество исполнения, своевременность оплаты.
• Обеспечивать прием и отправку почтовых сообщений, вести реестр входящих и исходящих отправлений. Вести реестр подрядчиков услуг доставки, следить за своевременностью оплаты счетов.
• Прием заявок и оформление пропусков/брони переговорных/брони парковочных мест;
• Взаимодействие с представителями арендодателя в случае необходимости решения технических или организационных вопросов.
• Закупки. Собирать информацию о потребностях офиса в закупке расходных материалов, канцелярских товаров, чая, кофе. Согласовывать с руководством бюджет и оплату. Подбирать и согласовывать поставщиков, производить закупки.
• Помогать в организации командировок сотрудников компании в части бронирования и оплаты билетов, гостиниц, трансфера.
• Участие в организации корпоративных и клиентских мероприятий. Закупках к ним.
• Выполнение служебных поручений.
• Ассистирование отделу маркетинга при организации мероприятий и реализации проектов. Если вам интересно расти в области маркетинга, для вас обязательно найдется дело, в котором вы сможете применить и прокачать свои навыки.

• Опыт работы секретарем/офис-менеджером от 1 года
• Ответственность, вежливость, опрятность, внимательность
• Грамотная письменная и устная речь, понимание требований этикета
• Доброжелательность и желание учиться новому.

• Работа в одной из перспективных инвестиционных компаний РФ;
• Офис в центре города (м. Киевская);
• Официальное трудоустройство;
• Насыщенная корпоративная жизнь

Просьба приложить к резюме фото