Офис-менеджер

Добрый день, уважаемые соискатели!

Мы занимаемся производством и продажей промышленного лазерного оборудования. У нас классная команда из 25 человек, развиваемся и растем уже более 6 лет.

Мы пришли к тому, что нам нужен офис-менеджер.

Вот основные обязанности будущей хозяйки офиса:

• Прием и распределение входящих звонков на внутренние номера сотрудников. Фиксация и передача служебной информации сотрудникам Компании.
• Ведение документооборота: входящая и исходящая корреспонденция, включая электронную почту, регистрация, учет, архивирование документов, ведение реестров документов, составление сопроводительных писем, сканирование и копирование документов, брошюровка документов.
• Подготовка любых документов по шаблонам (Договоры, отгрузочные и транспортные документы и т.д.).
• Запрос Актов сверок, УПД и прочих документов в бухгалтерии.
• Заказ/оформление пропусков для посетителей и автотранспорта.
• Встреча, координация, сопровождение и обеспечение комфортного пребывания гостей офиса.
• Организация командировок сотрудников: заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиницы. Администрирование сервиса по бронированию.
• Обеспечение жизнедеятельности офиса: заказ канцтоваров, расходных материалов, иных хозтоваров, воды. Контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций. Обеспечение порядка и чистоты в офисе.
• Взаимодействие с курьерскими службами.
• Отправка/получение корреспонденции в почтовых отделениях.
• Взаимодействие с контрагентами по сервисам и услугам (аренда, клининг, техподдержка);
• Выполнение прочих служебных поручений руководства в пределах своего функционала.

• опыт работы от года с релевантными обязанностями
• знание CRM систем или любых ПО по постановке и контролю задач - будет плюсом
• мы ищем позитивного человека
• умение быстро сориентироваться в потоке задач и расставить приоритеты
• способность быстро находить информацию и самостоятельно разобраться в том, с чем не сталкивались
• внимательность, ответственность и порядочность

• рабочая неделя с понедельника по пятницу с 9 до 18ч. Пятница до 17ч
• офис в 10-15 минутах от метро Серпуховская
• дружная команда, нацеленная на результат