Административный ассистент / Делопроизводитель

Мы - компания Медлинкс, разрабатываем технологичные сервисные продукты для людей и бизнеса в сфере медицины. У нас есть инженерная команда, занимающаяся разработкой и производством приборов для лабораторной диагностики. Сейчас мы ищем в эту команду человека, который возьмет на себя договоры, документооборот и часть операционных задач компании.

Нам нужен не просто исполнитель, который работает по готовой инструкции, а самостоятельный человек: если возникает вопрос, важно уметь разобраться, найти нужных людей и информацию и довести задачу до результата.

Чем предстоит заниматься:

Договоры и 1С

• готовить договоры по заданию руководителя;

• собирать необходимые данные для договора, при необходимости уточнять недостающую информацию;

• заводить и вести договоры в 1С;

• контролировать сроки согласования и подписания;

• отслеживать статус договоров и не давать им «зависать» на разных этапах;

• сопровождать связанные с договорами счета, акты и другие документы.

Документооборот

• вести входящую и исходящую корреспонденцию;

• работать с ЭДО и СБИС;

• вести электронный и бумажный архив;

• контролировать наличие и актуальность необходимых документов;

• помогать восстанавливать статус документов и процессов, если информация находится у разных участников.

Операционная поддержка

• контролировать выполнение поручений и сроки;

• фиксировать договоренности и протоколы встреч;

• готовить необходимую отчетность;

• самостоятельно разбираться в организационных вопросах: найти ответственного, получить информацию, организовать взаимодействие и проконтролировать результат;

• взаимодействовать с коллегами из других подразделений и компаний группы;

• координировать отдельные административные вопросы совместно с офис-менеджером.

Что важно:

• опыт работы в 1С — обязательно;

• опыт работы с ЭДО / СБИС — крайне желательно;

• уверенная работа с документами и большим количеством параллельных задач;

• внимательность к срокам и деталям;

• умение самостоятельно искать информацию и находить решение;

• готовность взаимодействовать с большим количеством людей;

• способность доводить задачу до результата, даже если изначально непонятно, к кому с ней идти.

Будет плюсом опыт работы:

• с договорами и документооборотом;

• в производственной или технической компании;

• в административной или операционной роли.

Как мы видим подход к работе

Если задача находится в вашей зоне ответственности — вы самостоятельно ведете ее до результата.

Если вопрос выходит за рамки вашей зоны — не просто перенаправляете его дальше, а помогаете определить, кто должен подключиться, информируете руководителя и организуете дальнейшее движение задачи.

Специфике компании и нашим внутренним процессам обучим.

Что предлагаем:

• работу в инженерной компании, которая разрабатывает и производит собственное оборудование;

• возможность влиять на то, как будут выстроены процессы документооборота;

• самостоятельную роль без лишней бюрократии;

• оформление по ТК РФ.