Секретарь-делопроизводитель

Регистрация входящей и исходящей информации.

Взаимодействует с услугами курьерской служб, почтой России, контролирует отправку и доставку документов, мелких пакетов.

Ведет контроль исполнения документов, исполнения распоряжений компании (основание Приказы по организационной деятельности).

Контролирует качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись

руководству предприятия, подбирает материалы и документы, с которыми должен ознакомиться руководитель.

Распечатывает итоговую версию согласованных Договоров, прикрепляет Лист согласования, подает на подпись руководителю.

Осуществляет контроль исполнения документов и поручений руководства, принимает оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение (посредством звонков, рассылок, личных контактов).

Занимается организацией деловых встреч и переговоров — собирает информацию, оповещает участников о времени и месте.

Ведет прием посетителей. Организует их комфортное пребывание в офисе.

Ведет реестр текущих и плановых командировок, заказывает билеты, визы, бронирует гостиницы в рамках Тревэл полититики компании.

Ведет деловую переписку по заданию Руководителя. Оформляет контрольные пропуска для гостей, встречает и провожает их к месту деловой встречи в офисе

Формирует дела в соответствии с заказывает номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

Своевременно делает заявку обеспечение офиса водой и канц.товарами, заявки на устранение технических неполадок (ПК, телефония, и т.д.)

Обеспечивает своевременную организацию и сопровождение командировок Заместителя ГД (заказ билетов, гостиниц, виз, координацию встреч если их несколько).

Проводит отбор поставщиков услуг сотовой мобильной связи. Заключает Договор, сопровождает его весь период действия. (Мегафон), контролирует платежи, администрирует выдачу корпоративных сим карт. Ведет реестр пользователей и действующих тарифов.

Выполняет другие служебные поручения своего непосредственного руководителя.