Business Operations Specialist, DePuy Synthes

At Johnson & Johnson, we believe health is everything. Our strength in healthcare innovation empowers us to build a world where complex diseases are prevented, treated, and cured, where treatments are smarter and less invasive, and solutions are personal. Through our expertise in Innovative Medicine and MedTech, we are uniquely positioned to innovate across the full spectrum of healthcare solutions today to deliver the breakthroughs of tomorrow, and profoundly impact health for humanity.

Johnson & Johnson announced plans to separate our Orthopaedics business to establish a standalone orthopaedics company, operating as DePuy Synthes. The process of the planned separation is anticipated to be completed within 18 to 24 months, subject to legal requirements, including consultation with works councils and other employee representative bodies, as may be required, regulatory approvals and other customary conditions and approvals.

Should you accept this position, it is anticipated that, following conclusion of the transaction, you would be an employee of DePuy Synthes and your employment would be governed by DePuy Synthes employment processes, programs, policies, and benefit plans. In that case, details of any planned changes would be provided to you by DePuy Synthes at an appropriate time and subject to any necessary consultation processes.

Johnson & Johnson MedTech рассматривает кандидатов на позицию Business operations specialist в г. Москва.

Обязанности:

· Обработка запросов внутренних клиентов DePuy Synthes по вопросам документооборота с поставщиками, клиниками и другими контрагентами;

· Управление документооборотом подразделения, включая работу с договорами, дополнительными соглашениями, актами, заявками, заказами на закупку и другими документами;

· Работа в корпоративных системах документооборота, включая Ariba, Request Navigator, Lynx iConnect, HPR, Directum, ICD и другие используемые компанией системы;

· Создание Purchase Orders, договоров и заявок, контроль их согласования и координация подписания документов;

· Проверка полноты, достаточности и достоверности документации;

· Подготовка и передача комплектов документов для оплаты, взаимодействие с бухгалтерией;

· Взаимодействие с клиентами, внутренними заказчиками и поставщиками по вопросам закрывающих документов и перехода на электронный документооборот;

· Создание и обработка заявок в HCC Life;

· Анализ ошибок и нарушений в документах, разработка мероприятий по снижению рисков и предотвращению повторных ошибок;

· Подготовка данных для финансового отдела и сверка расходов с системой SAP;

· Ведение и ежедневная актуализация внутренних реестров в SharePoint;

· Консультирование внутренних клиентов по вопросам оплаты и предоставления документов;

· Подготовка документов и аналитической информации для аудитов;

· Участие в проектах по автоматизации документооборота.

Требования:

· Высшее профессиональное образование: экономическое, финансовое или юридическое;

· Опыт работы на должности специалиста или аналогичной должности в области оптимизации внутренних административных бизнес-процессов в крупной международной или российской компании от 2 лет, непосредственно предшествующих работе на данной должности;

· Опыт работы в области документооборота, бумажного и электронного, делопроизводстве и управлении базами данных не менее 2 лет;

· Подтвержденное знание английского языка, письменного и устного, на уровне не ниже Intermediate;

· Подтвержденное знание MS Office для Windows, включая Microsoft Word и Microsoft Excel, на уровне уверенного пользователя;

· Уверенное владение Microsoft Excel: способность эффективно анализировать, обрабатывать и визуализировать данные, используя формулы и сводные таблицы;

· Знание систем электронного документооборота и процессов управления данными, в том числе Контур.Диадок, 1С ЭДО и т. д.;

· Подтвержденное знание основ автоматизации процессов документооборота для упрощения задач;

· Знание нормативных требований в области документооборота, включая ФЗ от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных» и другие нормативные акты;

· Знание принципов и процедур систематизации и классификации документов по дате, срокам, видам, контрагентам и т. д., умение выстраивать эффективный подход к управлению документооборотом в части классификации;

· Уверенные навыки работы с базами данных, хранилищами документов и электронными каталогами, управление базами и анализ данных с использованием различных методов анализа и программ;

· Навыки правильного составления деловой корреспонденции и оформления отчетности;

· Знание методов учета и контроля за движением документов внутри организации;

· Знание принципов и методов обеспечения конфиденциальности документов;

· Умение работать в команде;

· Аналитические способности и навыки;

· Хорошие презентационные навыки;

· Стрессоустойчивость;

· Умение самостоятельно принимать обоснованные и обдуманные решения в условиях неопределенности, анализируя информацию, учитывая риски и возможности, а также принимая на себя ответственность за результаты;

· Стремление к развитию своих профессиональных навыков.

Мы предлагаем:

· ДМС для вас и ваших детей до 18 лет, включая амбулаторно-поликлиническое обслуживание, стоматологию, госпитализацию;

· Компенсацию питания и мобильной связи;

· Страхование жизни (включая покрытие критических заболеваний);

· Страхование выезжающих за рубеж для вас и ваших детей до 18 лет;

· Компенсацию расходов на поддержание здорового образа жизни, включая физическую активность, здоровое питание, восстановление сил, а также ментальное и финансовое благополучие;

· Дополнительные виды оплачиваемых выходных дней, в том числе в связи с регистрацией брака, для ухода за близкими родственниками и прочие.