Senior Business Assistant / Operations в проектный офис AdTech компании

О компании и руководителе:

AstraLab - аккредитованная российская AdTech-платформа, 8 лет на рынке, 140 человек в команде. Специализируются на BrandFormance-рекламе: собственная технология In-Image встраивает рекламу прямо в фото и видео с помощью AI и computer vision - первые в России с таким решением.
Охват: 90%+ Рунета, присутствуют в 10+ странах. Среди клиентов: Audi, Pepsi, Nestle, P&G, Red Bull, Schwarzkopf; работают с GroupM, BBDO, Publicis Groupe.

Юлия - директор проектного офиса AstraLab, создает условия, при которых внутренние процессы и команды работают слаженно и обеспечивают достижение целей компании, включая лидирования back-office. Она напрямую взаимодействует с CEO Иваном Парышевым.

Мы ищем старшего операционного бизнес-ассистента в проектный офис: человека с системным мышлением и ownership-ом задач, который возьмёт на себя операционный ритм компании, умеет работать с C-level без постоянного контроля и освободит СЕО для стратегических задач.

Ты будешь тесно работать с CEO и C-level руководителями компании, погружаясь в ключевые бизнес-циклы AstraLab: от разработки и продукта до продаж и клиентского сервиса.

Распределение: 100% бизнес-задачи.
.
.

Какие будут задачи:

• Операционный ритм и коммуникация: обеспечивать функционирование и развитие единой операционной системы компании, повышая прозрачность управления и качество исполнения; выстраивать и совершенствовать систему OKR, управленческие дашборды и метрики — не только поддерживая существующее, но и инициируя улучшения; выстраивать ритм регулярных встреч и готовить материалы к ним — стратегические сессии, квартальное планирование, еженедельные статусы директоров с CEO, ретро; обеспечивать качество данных от директоров и фиксировать решения.
• Управление кросс-функциональными проектами: брать проекты от любого отдела компании — там, где нужен выделенный ресурс на execution; доводить от постановки до результата: декомпозиция, участники, сроки, риски, Definition of Done — и дожимать до финала, а не только актуализировать статусы; координировать кросс-функциональные команды, распределять задачи по менеджерам проектной команды, эскалировать отклонения и снимать блокеры.
  Примеры: внедрение новой CRM, переход на новую организационную структуру, лидирование IT-аудита (сбор КП, выбор партнёра, координация до результата), запуск нового партнёрства, развитие EVP и ДМС в рамках усиления бренда работодателя, интеграция ИИ в работу команд (например, внедрение транскрибации и балльной оценки кандидатов по единому скрипту для HR).
• Системность и change management: анализировать данные, выявлять узкие места и приходить с готовым решением; проектировать новые процессы, готовить регламенты и шаблоны, внедрять вместе с командами; сопровождать организационные изменения от плана до полного внедрения - готовить план коммуникаций, поддерживать команды в период трансформации.
  Примеры: система вау-опыта для сотрудников, разработка системы мотивации и грейдов, создание гайда по 1-1 в Notion, разработка системы работы с подарками для партнёров.

.
.

Тебе будет комфортно работать, если ты:

• Имеешь общий опыт от 4 лет с аналогичными задачами, из них не менее года — по одному из двух профилей:

  Профиль 1. Работа с фаундером или CEO над бизнес-задачами: есть опыт внедрения изменений, а не только поддержки существующих процессов. Компания с сильной системой операционного контроля и численностью 80–200 человек.

  Профиль 2. Работа в выстроенной системе операционного управления (например, Яндекс и другие топ IT-компании ). Опыт одновременной работы в тесной связке с несколькими руководителями функций: C-level, COO, Chief of Staff, Head of Operations, PMO Director.

• Имеешь опыт работы в IT, digital, AdTech, стратегическом или управленческом консалтинге, крупном ритейле, агентстве либо быстрорастущем стартапе, где нужно было выстраивать процессы в условиях изменений, а не только поддерживать существующие.

• Держишь несколько проектов параллельно без потери качества: сам расставляешь приоритеты, напоминаешь, уточняешь, не ждёшь готовых инструкций. Понимаешь, как устроена координация на нескольких уровнях одновременно.

• Видишь, когда что-то идёт не так, и приходишь с решением, а не с вопросом «что делать?».

• Не теряешься перед сильными руководителями и можешь аргументированно отстоять свою точку зрения.

• Уверенно работаешь с AI и digital-инструментами: ChatGPT, таск-трекеры, таблицы, базы данных, автоматизация рутины. Notion - ключевой инструмент, важно знать его функционал и с легкостью настраивать/создавать под запрос заказчика инструменты.

• Владеешь английским на уровне A2–B1 — этого достаточно для работы с digital- и AI-инструментами, ресёрча и базовой международной коммуникации.

.
.

Условия и бонусы работы:

• Зарплата: от 250 - 270 000 руб. на руки; обсуждается в зависимости от опыта.
• Оформление: трудовой договор с первого рабочего дня. Испытательный срок - 3 месяца.
• График: полный день, 10:00 - 19:00 по Москве. Гибкий ритм - важен результат и доступность для созвонов, без жёсткого тайм-трекинга. Без переработок и звонков в нерабочее время - это часть культуры компании.
• Формат: гибрид, офис в Москве 2-3 раза в неделю, так как здесь важно живое взаимодействие с командой и участие в тимбилдингах.
• Адрес офиса: г. Москва, Столешников пер 10с3.
• Отпуск: по ТК РФ, в удобные тебе даты, но не одновременно с директором проектного офиса.
• Праздники: по ТК РФ.
• Бонусы: ДМС от 1 года работы; компенсация рабочих расходов (транспорт, такси по задачам, связь); оплата релевантного обучения и полезных инструментов для работы.
• Поддержка на старте: директор проектного офиса поможет разобраться в процессах и людях; еженедельные встречи для синхронизации.
• Структура подчинения: линейный руководитель - Юлия (директор проектного офиса); функциональный заказчик задач - CEO Иван Парышев.
• Перспективы: лидирование новых проектов/продуктов; переход в управленческие роли внутри компании.

Больше наших вакансий в профиле компании.