Административный ассистент

Москва, Нижний Сусальный переулок, 5с19

Метро: Курская

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Обработка документооборота:
подготовка (заполнение) договоров и дополнительных соглашений с клиентами по шаблону;
запрос выставления счетов, актов в финотделе;
направление клиентам счетов, актов, договоров и соглашений по электронной почте и оригиналов курьером или экспресс-доставкой;
самостоятельное отслеживание получения подписанных оригиналов (включая, если ассистента нет в копии переписки, самостоятельное обращение к ответственному за клиента/проект с запросами);
ведение и систематизация архива документов в бумажном и электронном (сканированном) виде.
Работа в системах электронного документооборота: Контур Диадок, Даталенз, 1С, системе учета рабочего времени компании.
Работа в CRM Bitrix: регулярное внесение информации в систему, выгрузки по запросу.
Административная поддержка руководству налогового и юридического отдела:
выполнение разовых поручений Партнера, директоров и менеджеров (в рамках функции ассистента);
Взаимодействие с отделами компании: финансовый отдел, секретари (курьеры), смежные отделы.
Работа с клиентской задолженностью: отслеживание сроков оплаты счетов, напоминание клиентам о своевременной оплате счетов по электронной почте и телефону.
Выполнение других задач, делегированных руководством

Требования:

Высшее образование (окончен бакалавриат или магистратура).
Возможность работать полный рабочий день с 9:00-18:00.
Необходим опыт работы ассистентом/секретарем/помощником руководителя/делопроизводителем, а именно опыт работы с документами, счетами, договорами. Очень приветствуется опыт работы с клиентской задолженностью, в системах CRM.
Приветствуется наличие образования/курсов по профессии делопроизводитель.
Английский – B1.
Уверенный пользователь Excel.
Внимательность – ключевой навык, готовность работать с большими объемами документов и обрабатывать запросы, поступающие сразу от нескольких инициаторов.
Грамотная письменная речь.
Личные качества: работоспособность, исполнительность, ответственность, мультизадачность, умение работать в команде, умение расставлять приоритеты по задачам.

Условия:

Трудоустройство согласно ТК РФ.
Оклад + ежегодный бонус.
Гибридный график работы (2 дня в офисе, 3 дня удаленно).
Компенсация по больничным листам.
Расширенный ДМС, включая стоматологию, полис онкострахования и психологическую поддержку для сотрудников компании.
Современный офис в центре Москвы - бизнес квартал "Арма", шаговая доступность от ст. метро Курская.
Дружелюбная команда.

Посмотреть контакты работодателя