Офис-менеджер/АХО

Москва, улица Шаболовка

Метро: Шаболовская

Описание вакансии

Ищем инициативного офис-менеджера, который возьмёт на себя комплексное административно-хозяйственное обеспечение офиса и будет отвечать за его комфортное, безопасное и организованное функционирование.

В офисе около 150 сотрудников. Офис занимает четыре этажа одного здания общей площадью около 500 м².

Нужен человек, который не ограничивается обработкой поступающих заявок, а самостоятельно следит за состоянием офиса, замечает, что можно улучшить, предлагает решения и контролирует их реализацию. Важно быть готовым не только организовывать работу подрядчиков, но и при необходимости самостоятельно подключаться к решению бытовых и хозяйственных вопросов.

Основные задачи:

Управление офисным пространством:

Контроль общего состояния офиса, мебели, оборудования и рабочих зон на всех четырёх этажах.
Регулярный обход помещений, выявление неисправностей, недочётов и зон, требующих улучшения.
Инициирование обновления мебели, организации ремонтов, перестановок и других улучшений офисного пространства.
Контроль чистоты и порядка в офисе, переговорных комнатах и кофе-поинтах.

Работа с подрядчиками и управляющей компанией:

Организация и контроль работы клининга, технических и эксплуатационных служб.
Взаимодействие с управляющей компанией здания по вопросам эксплуатации и обслуживания помещений.
Постановка задач подрядчикам, контроль сроков, качества и результатов выполненных работ.
Решение текущих хозяйственных и технических вопросов.

Административно-хозяйственное обеспечение:

Организация закупок мебели, офисного оборудования, расходных материалов и хозяйственных товаров.
Приём и обработка запросов сотрудников по вопросам организации рабочих мест, ремонта, мебели и эксплуатации офиса.
Организация перемещения сотрудников и рабочих мест внутри офиса.
Участие в решении текущих бытовых и хозяйственных задач, в том числе выполнение несложных практических работ при необходимости.

Документооборот и административная поддержка:

Получение и проверка первичной документации от подрядчиков и поставщиков.
Подготовка, согласование и заключение договоров в рамках своей зоны ответственности.
Ведение и актуализация административно-хозяйственной документации.
Взаимодействие с курьерскими службами: заказ доставки, отправка и получение корреспонденции и документов.

Наши ожидания:

Опыт работы офис-менеджером, управляющим офисом или специалистом АХО от 2 лет.
Практический опыт организации обслуживания офисных помещений и контроля их состояния.
Опыт взаимодействия с подрядчиками и управляющими компаниями.
Понимание вопросов эксплуатации помещений, организации ремонтов и закупок.
Опыт работы с договорами и первичной документацией.
Уверенное владение MS Office, знание 1С будет преимуществом.
Инициативность и самостоятельность: умение замечать проблемы, предлагать улучшения и доводить задачи до результата.
Практичность и готовность лично подключаться к решению текущих хозяйственных вопросов, не ограничиваясь постановкой задач другим.
Аккуратность, опрятность, тактичность и доброжелательность в общении с сотрудниками и подрядчиками.
Умение работать в режиме многозадачности и расставлять приоритеты.