Главный специалист/Помощник руководителя

Санкт-Петербург, Центральный район, улица Некрасова, 14А

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Обеспечение бесперебойной работы руководителей: прием, регистрация и распределение входящей и исходящей корреспонденции.
Поддержание эффективной коммуникации: координация взаимодействия между структурными подразделениями – оперативная связь между руководством и сотрудниками компании.
Планирование и логистика: планирование рабочего графика руководителей, включая координацию командировок, визитов и совещаний.
Оформление командировочных и прочих документов: оформление всей отчетной документации по командировкам руководителя.
Прием и сопровождение посетителей: организация приема посетителей, помощь в оперативном рассмотрении их просьб и предложений
Подготовка документов: по запросу руководителей подготовка и оформление различных видов документации.
Ведение и контроль делопроизводства, связанное с документооборотом руководителей.
Сбор и предоставление информации: сбор, систематизация и предоставление руководителям необходимой информации и материалов.
Мониторинг сроков: контроль и регулярный мониторинг сроков исполнения документов и поручений руководителей.
Контроль поручений: контроль исполнения поручений вышестоящего руководства и подчиненного персонала.
Коммуникации: прием и обработка телефонных звонков, управление электронной почтой, обеспечение конфиденциальности информации руководителей.
Обеспечение рабочего пространства: поддержание порядка в рабочих кабинете руководителя.
Организация корпоративных мероприятий: участие в организации и координации корпоративных мероприятий, встреч с партнерами и контрагентами, обеспечение необходимой логистики и технической поддержки (бронировании помещений, заказ кейтеринга, подготовка необходимых материалов, а также координация участников).
Управление запасами: своевременное пополнение запасов канцелярских товаров, расходных материалов для оргтехники и других необходимых для офиса принадлежностей, контроль их рационального использования

Требования:

Уверенный пользователь Microsoft Office (Excel, Word), Outlook, 1C:Документооборот, Битрикс24.
Опыт работы от 3х лет (с руководителями высшего звена: ГД, ЗГД).
Умение работать в режиме многозадачности и с большим объёмом работы.

Условия:

Стабильность и масштаб: работа в крупном строительно-нефтегазовом холдинге «Газстройпром» - «ГСП Механизация» с прозрачными процессами и надежными проектами.
Полный социальный пакет в соответствии с ТК РФ.
Официальное оформление, белая заработная плата.
Оказание материальной помощи в соответствии с корпоративной социальной политикой.
Программа ДМС, включая стоматологию и экстренную медицинскую помощь, после 3 месяцев работы в компании;
Официальное трудоустройство по ТК РФ с полным соблюдением социальных гарантий.
Комфортный график: 5/2, с 09:00 до 18:00, в пятницу до 17:00. В шаговой доступности от офиса м. пл. Восстания.
Обучение за счёт компании - мы инвестируем в ваше профессиональное развитие и помогаем расти.
Премии по результатам работы. А так же премии: на 8 марта и 23 февраля, день строителя и день газового работника, премия на новый год.
Возможность карьерного роста.