Офис-менеджер/помощник руководителя в транспортную компанию

​​​​

Транспортная компания «ЯТА» ищет помощника руководителя в московский офис. Вы будете вести деловую переписку, работать с документами и таблицами, следить за сроками и решать текущие вопросы вместе с коллегами из логистики, склада, клиентского отдела и бухгалтерии.

Нам нужен человек, которому можно передать вопрос целиком. Например, если по перевозке не хватает документов, вы выясните, у кого они находятся, договоритесь о сроке, получите комплект и передадите его в бухгалтерию.

Чем предстоит заниматься

• Контролировать поручения руководителя. Фиксировать договорённости после встреч и переписки, уточнять ответственных и сроки, проверять результат. В конце дня кратко сообщать, что выполнено, где есть задержка и какие решения нужны от руководителя.

• Вести деловую переписку. Разбирать входящую почту и сообщения из рабочих чатов, составлять письма и запросы контрагентам, готовить документы на подпись. Координировать вопросы между московским офисом и регионами, следить, чтобы инициатор получил ответ.

• Вести рабочие таблицы и реестр оплат. Готовить счета к согласованию, сверять контрагента, юрлицо компании, основание, сумму и срок платежа. Выявлять дубли, отмечать срочные и спорные позиции, уточнять факт оплаты у бухгалтерии.

• Собирать первичные документы. Проверять комплектность актов, УПД и накладных по перевозкам и расходам офиса. Запрашивать недостающие документы, отслеживать бумажные оригиналы и поступления через ЭДО, передавать готовые комплекты в бухгалтерию. По командировкам руководителя — собирать подтверждающие документы и готовить авансовые отчёты.

• Решать организационные вопросы офиса. Организовывать отправку почты и курьерскую доставку, закупать расходные материалы в пределах согласованного бюджета, взаимодействовать с арендодателем и подрядчиками по вопросам обслуживания и мелкого ремонта. По необходимости подбирать и бронировать согласованные билеты и гостиницы.

• Следить за регулярными сроками. Вести календарь платежей, продления договоров и сдачи документов. Составлять короткие памятки по повторяющимся задачам.

• Подключаться к текущим задачам руководителя по мере их появления. Собирать нужную информацию, договариваться с коллегами и подрядчиками и доводить вопрос до результата.

Что для нас важно

• У вас есть опыт самостоятельной работы с документами и поручениями. Подойдёт опыт офис-менеджера, помощника руководителя, координатора или специалиста по документообороту. Опыт в транспортной компании будет плюсом.

• Вы владеете Excel или Google Таблицами на базовом уровне. Умеете вести реестр, пользоваться фильтрами и сортировкой, считать суммы простыми формулами и находить расхождения.

• Вы грамотно пишете по-русски и можете составить деловое письмо, из которого адресату понятно, что требуется и к какому сроку.

• Вы умеете пользоваться ИИ хотя бы на базовом уровне — например, подготовить черновик письма, выделить поручения из заметок встречи или составить краткий отчёт. Перед отправкой самостоятельно проверяете факты, даты и суммы.

• Вы умеете расставлять приоритеты, запрашивать недостающую информацию и заранее предупреждать, если срок под угрозой.Условия:

• Официальное трудоустройство с первого рабочего дня;
• Полностью "белая" заработная плата;
• Графики работы 5/2 с 9-00 до 18-00 (с учетом 1 час на обед);
• Выходные дни (суббота и воскресенье);

• Прямая работа с руководителем компании.

В отклике кратко расскажите, какие таблицы вы вели и какой рабочий вопрос самостоятельно довели до результата.