Помощник руководителя / личный ассистент с функциями офис-менеджера

Помощник руководителя / личный ассистент с функциями документооборота и офис-менеджера

ООО «ГК Фикстер» приглашает помощника руководителя для организационной и персональной поддержки первого лица компании, ведения документооборота и обеспечения работы офиса.

Мы ищем внимательного, организованного и самостоятельного сотрудника, который умеет расставлять приоритеты, бережно относится к конфиденциальной информации и доводит задачи до результата.

Главная задача — освобождать время руководителя для управления бизнесом, обеспечивать порядок в документах и бесперебойную административную работу офиса.

Ключевые обязанности

1. Организационная поддержка руководителя

• Управление календарём: планирование встреч, совещаний, звонков и поездок; согласование времени с участниками, напоминания и своевременная корректировка расписания.
• Подготовка встреч и переговоров: сбор материалов, организация переговорной или видеосвязи, подготовка повестки и фиксация договорённостей.
• Контроль поручений: ведение единого реестра задач, отслеживание сроков, запрос статусов у ответственных сотрудников, своевременное информирование руководителя о задержках.
• Работа с информацией: поиск и систематизация сведений, подготовка кратких справок, писем, таблиц, презентаций и других материалов по поручению руководителя.
• Организация деловых поездок: подбор маршрутов, бронирование билетов и гостиниц, организация трансферов, подготовка программы и комплекта документов.
• Координация коммуникаций: приём и распределение обращений, организация взаимодействия руководителя с сотрудниками, клиентами, поставщиками и партнёрами в рамках предоставленных полномочий.

2. Функции личного ассистента

• Ведение личного расписания: согласование персональных встреч, записей и мероприятий с рабочим календарём руководителя.
• Выполнение согласованных личных поручений: организация доставок, заказов, бронирований и взаимодействия с сервисными организациями.
• Организация личных поездок: подбор вариантов проезда и проживания, бронирование и контроль подтверждений в пределах согласованного бюджета.
• Поиск исполнителей и услуг: сравнение предложений по стоимости, срокам и качеству, представление вариантов руководителю и контроль исполнения заказа.
• Учёт расходов по поручениям: ведение реестра согласованных затрат, сбор чеков и подтверждающих документов с разделением личных и корпоративных расходов.

Состав личных поручений, лимиты расходов и время доступности согласовываются заранее. Должность не предполагает круглосуточную доступность по умолчанию.

3. Ведение документооборота

• Обработка корреспонденции: приём, регистрация и распределение входящих документов, подготовка и отправка исходящих писем и документов.
• Сопровождение договоров: оформление документов по утверждённым шаблонам, организация согласования договоров поставки, спецификаций и дополнительных соглашений, контроль подписания и возврата экземпляров.
• Работа с документами по поставкам: сбор УПД, накладных, актов и других документов, проверка комплектности и реквизитов по установленным правилам, передача в бухгалтерию и профильные подразделения.
• Электронный документооборот: регистрация и маршрутизация документов в ЭДО, отслеживание статусов, организация подписания уполномоченными лицами.
• Ведение реестров и архива: систематизация бумажных и электронных документов, контроль версий, обеспечение удобного поиска и соблюдение правил доступа.
• Взаимодействие с контрагентами: запрос недостающих документов, организация обмена оригиналами и координация исправлений с ответственными сотрудниками.

4. Организация работы офиса

• Обеспечение офиса: заказ канцелярии, воды, расходных материалов и хозяйственных принадлежностей, контроль запасов и согласованного бюджета.
• Координация подрядчиков: взаимодействие с курьерами, клинингом, арендодателем, сервисными службами и поставщиками офисных услуг.
• Приём посетителей: встреча гостей, подготовка переговорных, организационное сопровождение деловых встреч.
• Контроль офисной инфраструктуры: организация обслуживания оргтехники, передача заявок на устранение неисправностей и контроль выполнения.
• Административные расходы: ведение реестра заказов и счетов, передача документов на согласование и оплату, получение закрывающих документов.

Требования к кандидату

• Опыт работы помощником руководителя, личным ассистентом или на сопоставимой административной позиции от 2 лет.
• Практический опыт организации календаря, встреч, поездок и контроля поручений.
• Опыт ведения бумажного и электронного документооборота.
• Понимание назначения основных документов оптово-торговой компании: договоров поставки, спецификаций, счетов, УПД, накладных и актов.
• Уверенное владение Word, Excel, электронной почтой, календарями и инструментами постановки задач.
• Умение вести реестры, проверять реквизиты, отслеживать сроки и работать с несколькими задачами одновременно.
• Грамотная устная и письменная речь, навыки деловой переписки и корректного общения.
• Самостоятельность в пределах полномочий: способность предложить решение, согласовать расходы и проконтролировать результат.
• Внимательность, пунктуальность, тактичность и соблюдение конфиденциальности.
• Умение своевременно сообщать о проблемах и согласовывать приоритеты при конфликте задач.

Будет преимуществом: опыт работы в B2B-торговле, знание 1С, «Диадока», СБИС, Битрикс24 или аналогичных систем, а также опыт поддержки собственника или генерального директора.

Предлагаемые условия

• Фиксированный оклад 110 000–140 000 ₽ в месяц до вычета налогов, конкретный размер — с учётом опыта и согласованного объёма обязанностей.
• Непосредственная работа с руководителем компании.
• Рекомендуемый график — 5/2, преимущественно в офисе.
• Компенсация предварительно согласованных служебных расходов.
• Понятные приоритеты, порядок согласования затрат и границы полномочий.
• Возможность развития в направлении персональной поддержки руководителя и административной координации.

Основные критерии успешной работы

• Актуальный календарь руководителя и качественная подготовка встреч и поездок.
• Выполнение собственных задач в срок и своевременное информирование о рисках по поручениям.
• Отсутствие потерь документов, актуальные реестры и оперативный поиск информации.
• Бесперебойное обеспечение офиса в рамках бюджета.
• Точное выполнение согласованных личных поручений и прозрачный учёт расходов.
• Соблюдение конфиденциальности.

Границы ответственности: помощник организует процессы, но не подменяет бухгалтера, юриста или руководителей подразделений. Юридическая экспертиза договоров, бухгалтерский учёт и самостоятельное принятие коммерческих решений в эту роль не входят. Подписание документов возможно только при наличии соответствующих полномочий.

В отклике просим указать, какого руководителя вы поддерживали, какие личные и административные задачи выполняли и с какими системами документооборота работали.