Координатор задач и документооборота в бухгалтерскую компанию

Мы — бухгалтерская аутсорсинговая компания. Ищем внимательного и организованного сотрудника, который поможет поддерживать порядок в электронных документах, контролировать рабочие задачи и координировать взаимодействие с клиентами и бухгалтерами. Наш офис находится в Москве, рассматриваем кандидатов также из других регионов.

Ваша основная задача — следить, чтобы документы поступали ответственным сотрудникам, статусы задач были актуальными, а руководитель своевременно узнавал о задержках и вопросах, требующих решения.

Чем предстоит заниматься

Контроль задач и сроков:

• Отслеживать выполнение задач в АRM-системе.
• Напоминать ответственным сотрудникам о приближающихся сроках.
• Проверять выполнение всех пунктов перед закрытием задачи.
• Фиксировать причины задержек и заранее сообщать руководителю о рисках.

Сбор документов у клиентов:

• Получать от бухгалтеров списки недостающих документов.
• Направлять запросы клиентам, напоминать и отслеживать ответы.
• Вести актуальные реестры полученных и недостающих документов.
• Передавать руководителю вопросы, которые не удаётся решить самостоятельно.

Работа с электронными документами:

• Скачивать документы из ЭДО, электронной почты и личных кабинетов маркетплейсов.
• Сохранять файлы в общих электронных папках по установленной структуре.
• Передавать документы ответственным бухгалтерам.

Координация обращений:

• Подтверждать получение сообщений и документов от клиентов.
• Направлять вопросы ответственным сотрудникам.
• Отслеживать, чтобы клиент получил ответ.

Организационное сопровождение:

• Заполнять карточки и реквизиты новых клиентов, добавлять их в рабочие списки и задачи.
• Координировать получение необходимых доступов.
• Отслеживать сроки действия электронных подписей, доступов и оплат рабочих сервисов.
• Контролировать статусы загрузки банковских выписок и получения необходимых выгрузок от клиентов.
• Готовить краткие сводки руководителю: что выполнено, где есть задержки и какие решения необходимы.

Кого мы ищем

Нам подойдёт человек, который:

• Имеет опыт работы с документооборотом, координацией задач или административным сопровождением.
• Уверенно работает с электронной почтой, таблицами и общими папками.
• Умеет вести несколько задач одновременно, не теряя сроки и договорённости.
• Может корректно и настойчиво запрашивать информацию у клиентов и коллег.
• Проверяет результат, а не ограничивается отправкой напоминания.
• Не скрывает затруднения и своевременно сообщает о них руководителю.
• Внимательно относится к конфиденциальной информации.

Преимуществом будут опыт работы в бухгалтерской компании, понимание основных первичных документов, знакомство с 1С, ЭДО и ARM.

Что не входит в обязанности

• Самостоятельное ведение бухгалтерского и налогового учёта.
• Подготовка и отправка отчётности, мониторинг требований.
• Работа по 115-ФЗ.
• Написание регламентов и инструкций.
• Сканирование документов и ведение бумажного архива.
• Обслуживание офиса и личные поручения руководителя.

Условия

• Полностью удалённая работа.
• Полная занятость, согласованный рабочий график по московскому времени.
• Оплата 60 000–70 000 ₽ на руки в месяц — в зависимости от опыта и самостоятельности.
• Прямое взаимодействие с руководителем.
• Работа по установленным процессам и чек-листам.

Вы отвечаете за своевременный контроль, запросы, актуальность статусов и передачу проблем руководителю. За содержание бухгалтерского учёта и выполнение профессиональных бухгалтерских задач отвечают бухгалтеры.

Как откликнуться

В сопроводительном письме кратко расскажите:

• С какими документами и программами вы работали.
• Был ли у вас опыт контроля задач и получения документов от клиентов.
• Как вы действуете, если срок приближается, а клиент или сотрудник не отвечает.