Офис-менеджер

Астана, проспект Туран, 18

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Офис-менеджер исполняет выполняет следующие должностные обязанности:
ведет учет документов, поступивших на рассмотрение руководству;
проверяет проекты распорядительной документации и исходящих писем, поступивших на подпись руководству, на соответствие требованиям по оформлению, установленных в Товариществе и наличие всех необходимых согласующих виз;
осуществляет распечатку и передачу на подписание распорядительных документов Руководству;
обеспечивает своевременную передачу кадровых приказов менеджеру по персоналу Товарищества для регистрации;
осуществляет проверку правильности оформления исходящей корреспонденции;
осуществляет регистрацию входящей корреспонденции;
обеспечивает хранение оригиналов производственных приказов и распоряжений, входящей корреспонденции, отписанной Руководством на исполнение до момента сдачи их в архив.
планирует рабочий день директора (встречи, звонки, прием, пр.);
осуществляет техническое обеспечение деятельности директора (заказ транспорта, билетов; организацию встреч, переговоров; др.);
организует командировки сотрудников: заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы;
принимает участие в переговорах, деловых встречах, специальных приемах; ведет протоколы и иные документы, оформляющие ход и результат встреч, переговоров;
по поручению директора согласовывает отдельные вопросы с работниками структурных подразделений, доводит до них указания и распоряжения руководителя; контролирует исполнение указаний и распоряжений;
осуществляет сбор материалов и информации, необходимых директору, подготавливает аналитические, информационные, справочные и иные материалы и представляет их руководителю;
ведет запись на прием к руководителю, организует прием посетителей;
по поручению директора составляет письма, запросы, другие документы;
выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний;
выполняет отдельные служебные поручения директора;
организует обеспечение офиса канцтоварами, хозяйственными товарами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса. Организует их приемку, учет, хранение и выдачу;
обеспечивает включение в бюджет и план закупок расходов для аренды офиса и расходов на представительские расходы (продукты питания, питьевую воду);
осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызывает специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания;
координирует и контролирует работу водителя (прием заявок на машину) курьера и уборщицы офиса.
соблюдает правила внутреннего трудового распорядка Товарищества, нормы служебной этики (Кодекс деловой этики);
своевременно и качественное выполняет иные поручения непосредственного и курирующего руководителя в рамках своих должностных обязанностей и полномочий;
при увольнении или переводе на другую должность передает другому лицу, по указанию непосредственного/курирующего руководителя, всю имеющуюся документацию и информацию, как на бумажном, так и электронном носителях по акту, а имущество, находящееся у него в подотчете, сдает материально-ответственным лицам Товарищества

Требования:

Высшее образование
Минимальный стаж работы по специальности 2 года
профессиональное использование средств офисной оргтехники, профессиональное использование пакета программ MS Office;
аналитические способности;
навыки подготовки докладов, аналитических записок;
коммуникабельность;
умение работать в команде;
стрессоустойчивость.