Офис-менеджер

Мы ищем организованного, ответственного и гостеприимного специалиста, который возьмет на себя заботу о жизнедеятельности нашего офиса, создаст комфортную атмосферу для сотрудников и гостей, а также поможет в решении административных и базовых задач.

Обязанности

• Еженедельная отчетность: сбор, консолидация и своевременное сведение еженедельных отчетов для директора
• Жизнеобеспечение и уют в офисе
• Своевременный заказ и контроль остатков канцтоваров, хозтоваров, продуктов питания (чай, кофе, молоко, сладости) для нужд сотрудников и руководства
• Ведение учета закупок
• Подготовка рабочих мест для новых сотрудников компании
• Поддержание идеальной чистоты и порядка в зонах общего пользования (зона приема гостей, кухни)
• Уход за кофемашиной: контроль чистоты, проведение регулярной механической и технической чистки
• Документооборот и коммуникации: регистрация входящих и исходящих писем, своевременное доведение важной внутренней информации до коллектива
• Прием посетителей: встреча гостей компании, сопровождение, своевременное информирование сотрудников об их прибытии
• Организация угощения (чай, кофе, сладости), подготовка и подача напитков директору
• Выполнение личных поручений руководителя (заказ билетов, бронирование гостиниц, организация командировок)
• Подготовка и выдача и учет талонов на обеды для персонала
• Ежегодная архивация личных дел: проведение ревизии, сбор и техническая подготовка накопившихся личных дел сотрудников
• Корректное заполнение архивных отчетных форм и описей
• Физическая сдача сформированных дел архивариусу в установленные графиком сроки
• Контроль административных задач и четкое соблюдение стандартов конфиденциальности

• Опыт работы офис-менеджером, секретарем, администратором или ассистентом руководителя от 1 года
• Базовые знания принципов кадрового делопроизводства и архивации желательно
• Грамотная устная и письменная речь, знание правил делового этикета
• Уверенный пользователь ПК (MS Office, Word, Excel)
• Высокий уровень самоорганизации, аккуратность, внимание к деталям и развитая мультизадачность

• Официальное трудоустройство согласно ТК
• Стабильная и своевременная заработная плата
• Корпоративное питание