Бизнес-ассистент генерального директора (строительство)

АО «СК ФЛАН-М» — строительная компания, работающая с 2008 года. Основное направление деятельности — выполнение государственных контрактов по строительству и реконструкции объектов капитального строительства в качестве генерального подрядчика.

Приглашаем бизнес-ассистента генерального директора с обязательным опытом работы в строительной отрасли, знанием строительной терминологии и пониманием процессов реализации строительных проектов.

Должность предполагает исключительно бизнес-задачи: организационное, информационное и документационное сопровождение деятельности генерального директора, контроль исполнения управленческих решений.

ВАЖНО! Перед откликом ознакомьтесь с обязательными условиями

• Опыт работы в строительной компании обязателен. Кандидатов без практического опыта в строительной отрасли не рассматриваем.

• Знание строительной терминологии и документации обязательно. Необходимо понимать содержание производственных совещаний, технических вопросов и поручений без дополнительных разъяснений.

• Опыт непосредственной работы с генеральным директором или первым лицом компании обязателен.

• Ненормированный рабочий день. Высокая интенсивность работы, необходимость быть на связи 24/7 для решения срочных рабочих вопросов, в том числе в вечернее время, выходные и праздничные дни, с соблюдением требований трудового законодательства.

Обязанности

1. Организация и сопровождение рабочих и производственных совещаний

• Организация совещаний генерального директора по строительным объектам с участием заказчиков, подрядчиков, руководителей проектов, руководителей строительства и профильных подразделений.

• Формирование повестки, предварительный сбор материалов, согласование участников и времени проведения совещаний.

• Ведение протоколов совещаний с четкой фиксацией принятых решений, поручений, ответственных исполнителей и сроков.

• Подготовка протоколов, представление на утверждение генеральному директору и направление исполнителям.

• Контроль исполнения решений, принятых по итогам совещаний.

2. Контроль исполнения поручений генерального директора

• Организация контроля поручений генерального директора по строительным объектам и деятельности структурных подразделений.

• Отслеживание сроков исполнения, получение информации от ответственных сотрудников.

• Выявление просроченных задач, проблемных вопросов и рисков неисполнения.

• Подготовка оперативных отчетов о выполнении поручений и информирование генерального директора об отклонениях.

• Обеспечение взаимодействия между подразделениями по вопросам исполнения управленческих решений.

3. Информационно-аналитическое сопровождение строительных проектов

• Сбор и систематизация информации о ходе реализации строительных объектов.

• Подготовка кратких справок, отчетов и сводных материалов по срокам строительства, выполнению работ, проблемным вопросам и принятым решениям.

• Работа с графиками производства работ, проектной и рабочей документацией, деловой перепиской и отчетностью по объектам.

• Взаимодействие с производственными управлениями, ПТО, проектировщиками, сметно-договорным отделом, юридическим управлением, снабжением и другими подразделениями компании.

• Подготовка информации по запросам генерального директора для оперативного принятия управленческих решений.

4. Документационное и организационное обеспечение деятельности генерального директора

• Предварительная проверка полноты и корректности документов, поступающих генеральному директору на рассмотрение и подпись.

• Подготовка деловых писем, служебных записок, поручений и иных организационно-распорядительных документов.

• Организация рабочих встреч и переговоров с заказчиками, подрядчиками и представителями организаций.

• Ведение рабочего календаря генерального директора, своевременное информирование о запланированных мероприятиях.

• Организация оперативного обмена информацией между генеральным директором и руководителями подразделений.

• Контроль прохождения и согласования документов в пределах компетенции.

Требования

Обязательные:

• Опыт работы в строительной компании, предпочтительно в генеральном подрядчике, реализующем крупные объекты капитального строительства.

• Уверенное знание строительной терминологии и понимание организации строительного производства.

• Понимание основных этапов реализации строительного проекта: проектирование, прохождение экспертизы, выполнение строительно-монтажных работ, сдача и ввод объекта в эксплуатацию.

• Знание основных видов строительной документации: проектной, рабочей, исполнительной, графиков производства работ, актов выполненных работ.

• Практический опыт ведения протоколов производственных совещаний и контроля исполнения поручений.

• Высшее образование (строительное или экономическое).

• Уверенное владение Word, Excel, Outlook; знание 1С «Документооборот» .

Профессиональные и личные качества:

• Грамотная письменная и устная речь.

• Умение быстро воспринимать техническую и управленческую информацию, выделять главное и грамотно формулировать поручения.

• Системность, организованность, высокая скорость работы и внимательность к деталям.

• Умение самостоятельно организовать рабочие процессы и контролировать результат.

• Способность работать в режиме многозадачности и оперативно реагировать на изменение приоритетов.

• Стрессоустойчивость, ответственность, исполнительность, пунктуальность.

• Соблюдение делового этикета, конфиденциальности и служебной субординации.

Условия

• Работа в стабильной строительной компании — генеральном подрядчике государственных контрактов с 2008 года.

• Официальное трудоустройство по ТК РФ.

• Полностью официальная заработная плата.

• Уровень заработной платы обсуждается по результатам собеседования.

• Офис в шаговой доступности от метро «Сокол».

• Ненормированный рабочий день. Высокий темп работы, оперативное взаимодействие с генеральным директором и готовность решать срочные рабочие вопросы вне стандартного графика с соблюдением трудового законодательства.

• Работа непосредственно с генеральным директором компании, участие в сопровождении крупных строительных проектов.

Обязательно при отклике

В сопроводительном письме просим указать:

1. В каких строительных компаниях работали (название, годы работы).

2. Примерную численность сотрудников каждой компании.

3. Имеется ли опыт ведения производственных совещаний, подготовки протоколов, контроля поручений и работы со строительной документацией.

4. Готовы ли к ненормированному рабочему дню и необходимости оперативной связи по срочным рабочим вопросам.

Кандидатов без опыта работы в строительной отрасли, знания строительной терминологии не рассматриваем.

Обращаем внимание: это не вакансия секретаря, офис-менеджера или личного помощника. Нам необходим профессиональный бизнес-ассистент, понимающий специфику строительного бизнеса, способный самостоятельно организовывать рабочие процессы, анализировать информацию, фиксировать управленческие решения и контролировать их исполнение.