Офис-менеджер / Администратор (первичные документы)

Обязанности

Обеспечение работы офиса

• оплата офиса, электронных подписок и всего необходимого для работы офиса;
• своевременная закупка канцелярии, хозтоваров, воды, кофе и расходных материалов для оргтехники, при необходимости мебели и оргтехники;
• контроль состояния помещений, мебели и оргтехники, взаимодействие с бизнес-центром и подрядчиками;
• приём посетителей, организация встреч и переговоров;
• помощь в организации корпоративных мероприятий;
• заключение и ведение договоров со службами доставки (СДЭК, ПЭК, Почта России, Яндекс Доставка);
• отправка почты и мелких посылок по России.

Документы и корреспонденция

• регистрация входящей и исходящей корреспонденции: присвоение номера, сканирование, хранение оригиналов и сканов;
• сбор и архивирование первичной документации: отдельно по проектам и по работе офиса;
• приём, проверка и систематизация первичных документов от контрагентов (счета, акты, накладные, ТОРГ-12, акты сверок);
• контроль правильности заполнения реквизитов, наличия подписей, печатей и сумм;
• внесение первичной документации по работе офиса в 1С;
• подготовка документов для передачи бухгалтеру: сортировка, формирование реестров, сканирование и загрузка в облачное хранилище;
• подготовка отчётов по расходам офиса;
• участие в инвентаризациях;
• подготовка приказов, распоряжений и писем по запросу руководства;
• ведение архива внутренней документации.

Банк

• создание заявок на оплату в интернет-банке;
• размещение депозитов в банке.

Требования

• опыт работы с первичной документацией от 1 года (бухгалтерия, экономический отдел или офис);
• уверенная работа с 1С (Бухгалтерия, Комплексная автоматизация);
• опыт работы с облачными хранилищами и корпоративными сервисами (Teams, VK WorkSpace или аналогичными);
• уверенный пользователь ПК: Excel, Word;
• грамотная устная и письменная речь;
• умение работать в команде;
• внимательность и аккуратность в работе с документами и платежами;
• высшее образование желательно.