Руководитель секретариата

Крупная производственно-торговая компания Döcke уже 20 лет является одним из лидеров российского рынка строительных материалов для загородного домостроения. Мы предлагаем новый уровень загородной жизни, создавая стильные, качественные и при этом доступные решения для внешней отделки, отвечающие высоким мировым стандартам.

Команда «Döcke» приглашает в свой дружный и профессиональный коллектив Руководителя секретариата.

Условия для комфортной работы:

• Оформление в соответствии с Трудовым законодательством РФ;
• График работы 5/2, офис;
• Компенсация проезда (карта Тройка) после испытательного срока;
• Забота о вашем здоровье (ДМС после испытательного срока);
• Забота о Ваших детях (подарки на Новый год, спортивные и развлекательные мероприятия);
• Комфортабельный офис в пешей доступности от м. Водный Стадион;
• Уютная зона для обеда и отдыха;
• Корпоративное обучение;
• Перспективы карьерного и финансового роста.

Наши пожелания к кандидату:

• Высшее образование;
• Опыт руководящей работы в административном блоке или секретариате от 3 лет;
• Понимание принципов лизинга и опыт сопровождения лизинговых сделок/автопарка (желательно);
• Уверенное владение MS Office, системами электронного документооборота, корпоративными календарями и инструментами постановки задач;
• Высокий уровень организованности, внимание к деталям, умение расставлять приоритеты и работать в режиме многозадачности;
• Грамотная устная и письменная речь, навыки деловой переписки;
• Способность выстраивать процессы и работать с регламентами.

Чем предстоит заниматься:

• Организовывать и координировать работу секретариата: распределять задачи между сотрудниками, контролировать сроки и качество исполнения поручений;
• Формировать бюджет на административную, документационную и организационную поддержку;
• Обеспечивать административную поддержку руководства: планировать график, организовывать встречи, совещания и командировки, вести протоколы;
• Управлять входящей и исходящей корреспонденцией: регистрировать, распределять, контролировать исполнение, обеспечивать хранение и архивацию документов в соответствии с номенклатурой дел;
• Вести документооборот в электронном виде, следить за актуальностью шаблонов и регламентов;
• Координировать взаимодействие между подразделениями компании по административным и организационным вопросам;
• Отслеживать состояние и использование автопарка, находящегося в лизинге:

вести реестр лизинговых автомобилей (марка, модель, госномер, VIN, дата начала лизинга, график платежей, срок окончания договора, страховое покрытие);
контролировать своевременность лизинговых платежей и взаимодействие с лизингодателем по всем текущим вопросам;
следить за прохождением ТО, ремонтов, оформлением страховых случаев и соблюдением гарантийных условий;
контролировать оформление путевых листов, расхода ГСМ, пробега и целевого использования транспорта;
отслеживать сроки действия полисов ОСАГО/КАСКО, диагностических карт;
отслеживать штрафы ГИБДД;
формировать регулярную отчётность по эксплуатации автопарка (пробег, затраты, простои, коэффициент использования) и предоставлять её руководству;

• Участвовать в организации корпоративных мероприятий.