Помощник/ассистент руководителя

Обязанности:

Организационное и административное сопровождение руководителя:

• Планирование рабочего дня руководителя, ведение календаря, организация и координация встреч, совещаний, переговоров и командировок;
• Прием посетителей, организация работы приёмной, поддержание порядка в кабинете руководителя и переговорных комнатах, обеспечение готовности помещений к проведению встреч, создание комфортных условий для работы руководителя.
• Обеспечение приемной и кабинета руководителя необходимым инвентарем и расходными материалами
• Приём и распределение входящих и исходящих телефонных звонков, передача информации руководителю.
• Оформление пропусков на автомобили посетителей
• Подготовка, составление и редактирование деловых писем и иных документов по поручению руководителя.
• Подготовка информационных, аналитических, справочных и иных материалов, необходимых для работы руководителя.
• Контроль исполнения поручений руководителя: передача документов ответственным исполнителям в соответствии с резолюциями руководителя, контроль установленных сроков и результатов исполнения, информирование руководителя о ходе исполнения.
• Взаимодействие со структурными подразделениями Учреждения по вопросам исполнения поручений руководителя.
• Выполнение служебных и иных поручений руководителя.

Организация документооборота и делопроизводства:

• Организация и ведение документооборота Учреждения в соответствии с установленными правилами делопроизводства, в том числе участие в мероприятиях по подключению к системам ГосЭДО и ГИС ТОРСЭД, освоение порядка работы в указанных системах и последующее ведение электронного документооборота после их внедрения.
• Приём, регистрация, учёт и распределение входящей и исходящей корреспонденции.
• Проведение работы по упорядочению архива Учреждения за последние три года: систематизация документов, проверка комплектности и правильности формирования дел, восстановление недостающих документов и учётных материалов в пределах установленных полномочий, оформление дел в соответствии с требованиями делопроизводства и архивного хранения.
• Передача документов ответственным исполнителям и руководителям структурных подразделений, контроль сроков их рассмотрения и исполнения.
• Подготовка проектов писем, справок, служебных записок, приказов и иных организационно-распорядительных документов.
• Контроль соблюдения установленных требований к оформлению документов, консультирование сотрудников по вопросам делопроизводства.
• Систематизация и хранение документов, организация ежегодного составления и утверждения номенклатуры дел, формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой, подготовка документов к архивному хранению.
• Организация получения и отправки корреспонденции через почтовые отделения, ведение соответствующих реестров.
• Обеспечение своевременного доведения до руководителя документов, сообщений и иной служебной информации.

Требования:

• Высшее образование;
• Опыт работы помощником руководителя, секретарем или референтом в государственных учреждениях от 2 лет.
• Опыт организационного сопровождения руководителя с высокой интенсивностью рабочего графика, умение оперативно выполнять срочные поручения и переключаться между задачами.
• Знание основ делопроизводства и правил оформления организационно-распорядительных документов.
• Грамотная устная и письменная речь, отличное знание русского языка, владение нормами деловой переписки.
• Уверенное владение ПК и пакетом MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), навыки работы с оргтехникой.
• Внимательность к деталям, аккуратность при работе с документами, грамотное оформление текстов и отсутствие ошибок в документах.
• Высокая степень ответственности, организованность, самостоятельность и ориентация на результат.
• Умение работать с большим объёмом информации, соблюдать сроки и действовать эффективно в условиях многозадачности.
• Оперативность, стрессоустойчивость, умение решать рабочие вопросы в пределах предоставленных полномочий.

Условия:

• Официальное трудоустройство в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации.
• Пятидневная рабочая неделя, с понедельника по пятницу, с 09:00 до 18:00.
• Ненормированный рабочий день.
• Ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней.
• Дополнительный оплачиваемый отпуск продолжительностью 3 календарных дня за ненормированный рабочий день.