Личный офлайн-ассистент руководителя

Описание роли

Ищем сильного личного ассистента руководителя с фокусом на офлайн- и операционную поддержку.

Это позиция для самостоятельного человека, который сможет взять на себя личные и организационные поручения руководителя, оперативно решать задачи в городе, контролировать текущие процессы в офисе и быть связующим звеном между руководителем, подрядчиками, сервисами и другими участниками процессов.

Важная часть роли — физическое присутствие там, где задачу невозможно решить дистанционно: в офисе, на встречах с подрядчиками, при получении и передаче документов, покупок, заказов и других поручениях руководителя.

От ассистента требуется не просто выполнение отдельных поручений, а способность самостоятельно организовать задачу от получения запроса до результата: уточнить детали, спланировать маршрут и сроки, договориться с участниками, проконтролировать выполнение и своевременно дать руководителю обратную связь.

Работа проходит в творческой и эстетически ориентированной среде, поэтому для нас важны насмотренность, хороший визуальный вкус, внимание к деталям и бережное отношение к пространству и предметам. Ассистенту предстоит в том числе участвовать в организации пространства, систематизации документов и аккуратно работать с ценной техникой, предметами мебели, искусства и книгами.

Задачи

• выполнение личных и операционных поручений руководителя в Москве;
• регулярные поездки по поручениям: забрать / передать документы, покупки, заказы, материалы и другие необходимые вещи;
• организация и контроль доставок, курьеров, возвратов и перемещений;
• Регулярное присутствие в офисе и контроль текущих офлайн-задач;
• встреча подрядчиков, мастеров, курьеров и других специалистов в офисе;
• контроль выполнения работ подрядчиками на месте, фиксация результата и оперативная обратная связь руководителю;
• решение текущих организационных и хозяйственных вопросов офиса;
• поиск необходимых товаров, сервисов и подрядчиков, сравнение вариантов и организация закупок;
• организация личных покупок и заказов руководителя, получение, передача и при необходимости возврат;
• помощь в организации встреч, мероприятий и других задач, требующих личного присутствия;
• координация нескольких офлайн-задач одновременно, контроль сроков и договорённостей;
• поддержание актуального списка текущих задач, статусов и следующих действий;
• оперативное решение нестандартных бытовых и организационных вопросов;
• взаимодействие с основным ассистентом / координатором и передача статусов по выполненным задачам.

ВАЖНО

Роль предполагает высокий уровень мобильности и готовность к регулярным перемещениям по городу. В течение дня задачи могут возникать в разных локациях, поэтому важно уметь самостоятельно выстраивать логистику и быстро перестраивать планы.

Нам нужен человек, которому комфортен именно динамичный офлайн-формат: сочетание организационных задач, поездок, контроля процессов на месте и личных поручений руководителя.

Требования к кандидату:

• опыт работы личным / бизнес-ассистентом, административным или операционным координатором будет преимуществом;
• высокая самостоятельность и ответственность;
• отличная самоорганизация и умение выстраивать приоритеты;
• готовность к регулярным поездкам и решению задач в разных точках города;
• внимательность к деталям и способность доводить поручения до результата без постоянного контроля;
• оперативность и способность быстро перестраиваться при изменении планов;
• грамотность, тактичность и знание делового этикета для коммуникации с руководством, партнерами, подрядчиками и клиентами;
• умение одновременно удерживать несколько текущих задач и не терять договорённости;
• конфиденциальность и корректность при работе с личными поручениями руководителя;
• уверенное использование мессенджеров, карт, сервисов доставки, такси, таблиц и базовых digital-инструментов.

Будет вашим преимуществом:

• Навыки вёрстки презентаций в Adobe InDesign и опыт работы с другими программами Adobe.
• Предпочтение отдаём кандидатам, проживающим в Хамовниках или ближайших районах Москвы.

Формат работы

• преимущественно офлайн / частично разъездной формат, ситуативный;
• Москва;
• регулярное присутствие в офисе, периодические поездки по городу;
• гибкий график, зависящий от текущих поручений;
• важна возможность оперативно включаться в офлайн-задачи в течение рабочего дня;
• важна возможность бесперебойного коммуникационного присутствия в течение всего рабочего дня
• важна культура точности и уважения ко времени: мы ценим высокий уровень персональной ответственности, где пунктуальность и соблюдение временных договоренностей выступают ключевым маркером профессионализма.