Помощник/ассистент руководителя

В компанию «Голд Линк» ищем организованного и самостоятельного помощника, который сможет держать в порядке календарь, переписку, договорённости и текущие поручения.

Что предстоит делать:

• Вести календарь, планировать встречи и своевременно напоминать о них;

• Организовывать совещания, фиксировать договорённости и вести протоколы;

• Контролировать выполнение поручений и сроки;

• Вести деловую переписку;

• Взаимодействовать с руководителями подразделений, партнёрами и первыми лицами компаний;

• Готовить документы, письма, таблицы и необходимую информацию к встречам;

• Организовывать перелёты, бронировать гостиницы, трансферы и другие услуги;

• Полностью сопровождать поездки - подбирать удобные варианты маршрутов, билеты, размещение, трансферы, при необходимости оформлять визы и другие документы;

• Вести список важных дат, дней рождения и заранее организовывать поздравления;

• Выполнять личные организационные поручения руководителя;

• Заказывать необходимые товары и услуги, оформлять доставки и бронирования;

• Решать бытовые и текущие организационные вопросы;

• При необходимости организовывать чай, кофе и другие повседневные моменты во время встреч и рабочего дня;

• Самостоятельно контролировать личные поручения и доводить их до результата.

Примерно 70% задач будут связаны с работой компании, 30% - с личными поручениями руководителя.

Что для нас важно:

• Опыт работы помощником руководителя или личным ассистентом;

• Умение работать с календарём, деловой перепиской и большим количеством задач одновременно;

• Опыт организации перелётов, проживания, трансферов и полного сопровождения поездок;

• Грамотная устная и письменная речь;

• Самостоятельность, внимательность и умение расставлять приоритеты;

• Умение быстро находить информацию и самостоятельно предлагать варианты решения;

• Тактичность и соблюдение конфиденциальности;

• Уверенное владение офисными программами;

• Использование ИИ-инструментов в работе будет преимуществом.

Условия:

• Работа в офисе в Москве;
• График 5/2, с 9:00 до 18:00;
• Иногда необходимо оставаться на связи после окончания рабочего дня;
• Командировки не предполагаются;
• Офис: Андреевская набережная, д. 2;
• Метро Воробьёвы горы или Ленинский проспект.