Офис-менеджер / координатор образцов

ООО «Культура поставок» поставляет из Китая декоративную нержавеющую сталь и анодированный алюминий для архитектуры и интерьеров.

Ищем организованного и внимательного сотрудника, который обеспечит повседневную работу офиса и возьмёт на себя учёт, хранение и отправку образцов материалов.

В этой работе важны аккуратность, порядок в документах и образцах, соблюдение сроков и умение самостоятельно доводить задачи до результата.

Офисные обязанности

• Обеспечение офиса канцелярией, водой, хозяйственными и расходными материалами.
• Контроль запасов и своевременное оформление закупок в рамках согласованного бюджета.
• Взаимодействие с арендодателем, управляющей компанией, клинингом и сервисными подрядчиками.
• Организация обслуживания оргтехники и устранения хозяйственных неисправностей.
• Встреча посетителей, подготовка переговорной и организационная помощь при проведении встреч.
• Приём и распределение общих звонков и обращений.
• Приём, регистрация и отправка корреспонденции.
• Работа с курьерскими службами: оформление отправлений, вызов курьеров, отслеживание доставки.
• Сканирование, копирование, систематизация и хранение документов.
• Передача счетов, чеков и других документов по офисным расходам в бухгалтерию.
• Организационная поддержка сотрудников по вопросам работы офиса.

Координация образцов

• Приём образцов от поставщиков, проверка количества и состояния.
• Ведение электронного каталога: завод, материал, код цвета, поверхность, покрытие, количество и место хранения.
• Маркировка образцов и поддержание порядка в местах хранения.
• Комплектация наборов по заявкам менеджеров по продажам.
• Фотофиксация состава отправления, упаковка и организация доставки клиентам.
• Учёт выдачи образцов сотрудникам и заказчикам, контроль согласованных возвратов.
• Контроль запаса популярных образцов, подготовка заявок на пополнение.
• Отдельное хранение согласованных эталонов с привязкой к клиенту и заказу.
• Периодическая инвентаризация, выявление повреждённых, немаркированных и устаревших образцов.
• Заказ образцов у китайских поставщиков через WeChat.
• Координация доставки образцов через подрядчика.

Требования

• Опыт работы офис-менеджером, администратором или координатором от одного года.
• Уверенное владение Excel или Google Sheets: таблицы, фильтры, сортировка, ведение реестров.
• Опыт работы с курьерскими службами и деловой корреспонденцией.
• Аккуратность при работе с небольшими изделиями и материалами.
• Внимательность к кодам, маркировке, количеству и адресам.
• Грамотная устная и письменная речь.
• Умение планировать задачи и заранее сообщать о препятствиях.
• Базовый письменный английский.

Опыт работы с каталогами продукции, образцами, небольшим складом или шоурумом будет преимуществом. Ассортименту и правилам работы с материалами обучим.

Условия

• Работа в офисе в Москве.
• График 5/2: 9:00 — 18:00.
• Фиксированная часть 100 000 ₽ на руки и ежемесячная премия до 15 000 ₽ по заранее согласованным показателям.
• Обучение ассортименту и понятный порядок взаимодействия с отделом продаж.
• Оборудованное рабочее место и материалы для упаковки образцов.

В сопроводительном письме просим кратко ответить

1. Какие офисные задачи вы выполняли самостоятельно?
2. Есть ли опыт учёта товаров, образцов или других материальных ценностей?
3. Как вы контролировали отправления и возвраты?
4. Какими инструментами пользуетесь, чтобы не пропускать задачи и сроки?