Офис-менеджер

Ключевые задачи:

1. Приёмная и зона ресепшен:
- Обслуживание кофемашины и термопота: контроль наличия воды, зёрен, молока, лимонов, ежедневная чистка кофемашины;
- Поддержание чистоты поверхностей (столы, шкафы);
- Создание комфортной и дружелюбной атмосферы в офисе.

2. Работа в Битрикс24 в рамках зоны ответственности:
- Добавление и удаление сотрудников в системе;
- Работа с задачами от сотрудников;
- Работа с документами;
- Оформление заявок на оплату;
- Ведение новостной ленты (объявления, кадровые перемещения и др.).

3. Оформление командировок:
- Участие в процессе согласования и контроль выполнения задач в Битрикс24;
- Оформление приказов в 1С: ЗУП;

4. Телефонные звонки:
- Входящие внешние и внутренние звонки;
- Исходящие внешние (взаимодействие с контрагентами) и внутренние звонки.

5. Корреспонденция:
- Регистрация и распределение входящей корреспонденции (Почта России, курьерские службы);
- Подготовка и отправка исходящей корреспонденции (Почта России, СДЭК, Гарантпост);
- Контроль работы курьеров: ведение реестра заявок, оперативная связь, маршрутизация.

6. Документооборот в рамках зоны ответственности:
- Подготовка, оформление, хранение и систематизация документов;
- Ведение табеля учёта рабочего времени (ресепшен, курьеры);
- Авансовая отчётность;
- Договорная работа: согласование с юристами, подписание, контроль наличия документов на оплату и закрывающих документов;
- Выпуск приказов на правоподписи.

7.Корпоративная сотовая связь:
- Полное ведение процесса.

8. Корпоративное такси:
- Полное ведение процесса.

9. Закупки:
- Канцтовары и расходные материалы (ежеквартально на всю компанию + по запросам);
- Почтовые марки;
- Питьевая вода для переговорных;
- Продукты для приёмной (печенье, конфеты, чай, кофе, снеки и т. п.).

10. Переговорные:
- Подготовка переговорных к встречам (порядок, чистота, вода, стаканы);
- Организация приёма посетителей (чай/кофе/перекус);
- Координирование встреч: бронирование, согласование при пересечении мероприятий.

11. Хозяйственные задачи:
- Мытьё посуды (посудомоечная машина);
- Уход за аквариумом (кормление рыб, чистка);
- Полив комнатных растений.

12. Организация корпоративных мероприятий

13. Выполнение поручений руководства

Требования:
- Среднее профессиональное или высшее образование;
- Опыт работы офис-менеджером, администратором, секретарём или помощником руководителя — от 1 года;
- Опыт работы с входящей/исходящей корреспонденцией и ведения документооборота;
- Знание MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) на уровне уверенного пользователя;
- Желателен опыт работы в 1С, Битрикс24 или аналогичных системах;
- Навыки деловой переписки и делового этикета;
- Грамотная устная и письменная речь;
- Ответственность и пунктуальность;
- Коммуникабельность и доброжелательность.

Условия:
- Официальное трудоустройство со всеми гарантиями по ТК РФ;
- Стабильная зарплата;
- Корпоративная сотовая связь;
- График: пн–пт с 9:30 до 18:15;
- Место работы: м. Бульвар Рокоссовского, Открытое шоссе, д. 12, стр. 35.