Ассистент руководителей / офис-менеджер

Ищем внимательного и самостоятельного человека, который поможет директорам организовать рабочий день, возьмёт на себя административные вопросы и обеспечит бесперебойную работу офиса. Важно понимать цель поручений, учитывать приоритеты руководителей, заранее замечать организационные потребности и доводить задачи до результата.

Обязанности:

• Организация рабочего дня руководителей: ведение календарей, согласование встреч и звонков, напоминания, контроль пересечений в расписании.
• Подготовка встреч и поездок: сбор необходимых материалов, организация переговоров, встреча гостей, бронирование билетов и гостиниц.
• Выполнение и сопровождение поручений: фиксация задач и сроков, взаимодействие с сотрудниками и подрядчиками, контроль договорённостей, своевременное предупреждение о задержках.
• Административная помощь: поиск информации, сравнение предложений, подготовка писем и таблиц, организация доставок и согласование документов.
• Обеспечение офиса: своевременная закупка необходимого, контроль состояния оборудования, взаимодействие с обслуживающими организациями и учёт расходов в рамках согласованного бюджета.
• Помощь в подборе сотрудников: размещение согласованных вакансий, просмотр откликов по заданным критериям, первичные звонки, уточнение опыта и ожиданий кандидатов.
• Координация собеседований: подготовка краткой информации о кандидатах для руководителей, согласование встреч и ведение статусов отбора. Профессиональную оценку и решение о найме принимают руководители.

Требования:

• Опыт работы ассистентом руководителя или офис-менеджером с функциями поддержки руководства.
• Умение понять задачу, уточнить ожидаемый результат и самостоятельно организовать её выполнение.
• Внимательность к деталям, соблюдение сроков и умение согласовывать приоритеты.
• Грамотная устная и письменная речь, тактичность в общении и соблюдение конфиденциальности.
• Уверенное владение календарями, таблицами, документами и инструментами ведения задач.
• Опыт первичного отбора кандидатов будет преимуществом.

Условия:

• Работа в офисе в Астане.
• График работы — 5/2.
• Заработная плата — 400 000 тенге в месяц до вычета налогов.

В отклике кратко расскажите о своём опыте поддержки руководителей и приведите пример задачи, которую вы самостоятельно довели от поручения до результата.