Помощник генерального директора/Секретарь

Москва, улица Викторенко, 9с1

Метро: Аэропорт

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Планирование и координация рабочего графика: ведение календаря, организация встреч и мероприятий.
Организация участия в мероприятиях и бизнес-сообществах.
Обеспечение взаимодействия с топ-менеджментом, структурными подразделениями, сотрудниками и внешними контрагентами.
Организация командировок полного цикла: маршруты, билеты, отели, логистика, визы, решение нештатных ситуаций.
Закрытие командировок: сбор и проверка чеков, подготовка документов для бухгалтерии.
Сбор данных, консолидация, подготовка проектов решений и предложений по поручениям. Контроль исполнения поручений и соблюдения сроков
Подготовка структурированной информации и отчётности.
Сбор и подготовка личных документов, заполнение анкет.
Выполнение личных поручений Генерального директора.
Работа с календарем:
Роль «хранителя времени»: защита от ненужных встреч, видение свободных окон и их эффективное использование.
Напоминание о необходимости периодических встреч с руководителями.
Поддержание непрерывности работы между встречами: фиксация поручений и контроль возврата к важным вопросам.
2. Административно-хозяйственное обеспечение компании
Взаимодействие с управляющими компаниями по объектам недвижимости и офисным помещениям.
Работа с арендаторами: поиск, ведение переговоров, заключение и сопровождение договоров, решение текущих вопросов (в пределах полномочий).
Формирование и контроль административного бюджета в зоне ответственности.
Организация ремонта и улучшения офисного пространства (установка перегородок, вендинга, кофемашин, кулеров и иной инфраструктуры) с контролем результата подрядчиков.
Координация работы ресепшена и поддержка руководства:
Взаимодействие со вторым сотрудником ресепшена.
Прием, распределение и обработка входящих звонков и корреспонденции.
Организация встреч: бронирование переговорных, оформление пропусков для гостей.
Подготовка и рассылка писем и документов по заданию руководства.
Хозяйственное обеспечение офиса (на время замещения ответственного сотрудника):
Заказ канцелярии, продуктов, расходных материалов.
Контроль чистоты и порядка в офисе (кухня, зоны отдыха).
Взаимодействие с подрядчиками и обслуживающими организациями.

Требования:

Образование: Высшее.
Опыт: Не менее 3 лет в роли ассистента/помощника генерального директора, собственника или первых лиц компании. Понимание специфики работы с руководством высшего звена.
Навыки: Умение управлять приоритетами и эффективно работать в режиме многозадачности.
Личные качества: Высокая самоорганизация, ответственность, аналитический склад ума и быстрота мышления.
Инструменты: Уверенное владение Excel, Google Таблицами и программами для создания презентаций.
Подход к работе: Привычка доводить начатое до конца и нести ответственность за результат.
Знание английского языка
Ключевые компетенции:
Проактивность: Умение самостоятельно выявлять проблемы или возможности и предлагать пути их решения.
Внимательность: Высокая дотошность при работе с документами и данными.
Многозадачность: Способность одновременно вести множество задач без потери качества.
Технологичность: Уверенное владение современными IT-инструментами и быстрое освоение нового ПО.
Работа с информацией: Навыки поиска, анализа и структурирования данных.
Коммуникация: Уверенное и корректное общение.
Конфиденциальность: Абсолютное требование.
Обучаемость: Желание развиваться и расти профессионально.